Zu viele Informationen?
Management Summary: Informationsüberfluss ist eine der sieben Bürosünden. Ist die Lösung im dritten LEAN-Grundsatz „Erzeuge Fluss, wende das Zieh-Prinzip an“ enthalten?
Früher war alles besser, hört man oft. In meiner frühen Kindheit in Hessen gab es drei Fernsehsender, Zeitung, Telefon und das schwarze Brett. Briefkopien wurden mit Durchschlagpapier erstellt. Die Schreibmaschine ratterte und wenn ich meinen Kindern von einem Fernschreiber erzähle, würden sie mich nicht verstehen.
Und heute: Da gibt es Mails mit Verteilern, cc, bcc, firmeninterne Twitter und Blogs, Outlook mit Terminzusagen, die hin und her schwirren, trotzdem (oder gerade deswegen?) sehe ich weiterhin Papierkalender, Verknüpfungen mit SmartPhones, nebenher Kommunikation auf dem Flur oder über Facebook, vielleicht sogar XING oder LinkedIN, das gute alte schwarze Brett, shared Documents mit Google, Telefon, Meetings, Team-Meetings, Klatsch und Tratsch, SMS, Kennzahl-Wände, Firmen-TV, Presseveröffentlichungen, …. Dazu kommen undurchsichtige Ordnerstrukturen auf dem Server, die zu doppelten Ablagen und unterschiedlichen Revisionsständen führen.
Eine eher unvollständige Aufzählung.
Eine Mail kommt. Pling. Öffnen der Mail. Aha, Müller schreibt. Will was. Ich schau mir das mal kurz an. Nee, so geht das nicht. Claudia (sitzt gegenüber oder woanders), Claudia, du der Müller, schau Dir das mal an. Nee, das ist doch nicht zu glauben. Gut, also ich soll das jetzt beantworten. Dann ruf ich doch mal den Dieter an. Der hat die Mail auch bekommen und frage ihn, was er wohl antwortet. Ich schreib das dann später. Nee, nee, nee, dieser Müller.
Kennen Sie das? Oder auch nur so ähnlich? Ich habe letzte Woche eine Mail gesehen, die an 28 Empfänger ging. Wenn nur 20 davon zweimal antworten, wie viele E-Mails sind dann zu lesen? Und die Zeit?
Verschwendung minimieren
LEAN hat die Ursprünge in der Produktion und Verschwendung wird nach dem Akronym TIMWOOD klassifiziert. Informationsüberfluss gilt als eine der sieben Bürosünden, der entsprechenden Übertragung in die Administration
Der dritte Lean-Grundsatz heißt „Erzeuge Fluss, wende das Zieh-Prinzip an“. Über die zentrale Ablage von Informationen, z. B. über SharePoint, Shared Documents oder mit TheBrain, wandelt sich die Kultur des Outlook-Push zum selbständigen Pull / Abruf von Informationen.
Der pro-aktiv arbeitende Mitarbeiter erzeugt Fluss in seiner Arbeit. Mit vollständig vorliegenden Informationen kann er sofort unterbrechungs- und störungsfrei arbeiten. Dieses unterbrechungsfreie Arbeiten mit vollständigen Informationen ermöglicht dann, schädliches Multitasking zu vermeiden.
Wird die Lösung gut umgesetzt, kann jeder Mitarbeiter auf die aktuelle Revision zugreifen. Historien sind leicht erkennbar. Suchzeiten, eine weitere Bürosünde, müssten damit ebenfalls der Vergangenheit angehören.
Machen Sie sich nicht zum Diener von Outlook, beherrschen Sie die Informationsflut!
Das wünscht Ihnen
Ihr
John Persch
PS: Ich setze ein ähnliches System seit 1995 ein. Die Suchzeiten für ein Dokument (PDF, Word, Mail, usw.) oder eine Notiz liegen unter einer Sekunde.
