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How 5S saved my Day – A True Story

It is mid-April 2019 in southern Germany. Early morning. One minute after the morning shower. The fire alarm in the hotel starts. No, it yells! It smells. Not good. Get out, my brain shouts. I am dressed in a towel. Later I find out it is 44° Fahrenheit (6° Celsius) outside temperature. Sunny. But dressed in a towel? Not appropriate for another day of improving processes. I hear sirens screaming.

Let us go back to the year 2012. I was done sleeping and mentally rerunning the preparation of a workshop with key players of a leading company in the oil-and-gas-industry. The staff of the hotel coming to work noticed fire in the building right next to the hotel I was staying. For security reasons the hotel was evacuated. No worries for me, I had everything packed. This incident taught me to prepare. A flash light and the check for the emergency exit became my steady travel companions. Since 2012

Standardization

Therefore, I standardized my hotel routine. The first thing is to check where the emergency exits are. This comes as a now natural habit and I do not really have to remember it. It is there.

Secondly, I have everything prepared for an emergency leave. In mid-April I could jump in my laid out apparel in seconds, take the backpack with my laptop and leave. The bathroom items are always put back in place.

Let me evaluate the latter a little bit more to make a point. I have my shaving stuff, toothbrush and whatever I need in a structured toiletbag made by Reisenthel®. It takes seconds after use to put everything back in place. In this emergency, it took me less than two seconds to throw the bag in my suitcase.

What I am telling you is that I am practicing 5S in my daily life here. The 5S is a sequence of steps:

  1. Sort (= concentrate on what is needed every day for the bathroom routine)
  2. Set in Order (= structured bag)
  3. Shine (= is everything working as a sharp razor vs. almost empty whatever?)
  4. Standardize (= part of the daily routine)
  5. Sustain (= have the self-discipline to keep without having someone tell you to do it)

Almost the same approach comes with the rest of my stuff. I put everything back in place. Before I go to sleep. Computer in the backpack, laundry into …, well, you get the point. It is a standard. Which lets me sleep longer in the morning and prevents losing stuff in a hotel.

This standardization pays off. I was ready to leave dressed and packed in no time, used the emergency exit and put everything in my car. With luck, I was in the ground floor, could leave through the patio door and walked to my car. In the case the hotel burned down or could not be used for another night, I was ready to check-in to another hotel without losing sleep over lost things. Finally, I was not the last to leave the hotel and could see the firefighter arrive. However, I was the only one having everything necessary with me.

Continuous Improvement

Looking back and revisiting the situation, I have to improve my standard again. It is the flashlight that makes me thinking. A couple years ago, I replaced the flashlight with my cell phone. Now, there might be a situation coming where I need two hands to climb down a fire ladder. Or the luminous range of a cell phone is not sufficient. In both cases a cell phone light might be worthless. I might just take my headlamps I use for running in darker weather as the light of choice.

Lessons Learned for the Shopfloor or Administration

5S, standardization and continuous improvement are routines we use at the shopfloor or in the administration. I see, especially 5S, used as a tool for a shining facility. Workers or engineers seem not to really like it.

Or they may just not see the benefit of it. It reminds me of my early childhood years when parents told me to clean up the room before … That was unpleasant. Whenever there is a need for an internal audit to see if 5S works, it does not work.

Because all these tools serve a higher goal: a flowing process to provide customer value. You could imagine me running around clueless looking for things to take or dressed in a towel out of the hotel without my car keys or the wallet. Pure waste.

We all know similar situations in companies: Asking around for the solution to unspecified or wrong information. Short emails that leave us in the dark of what is meant to several people in cc. That is the wasteful part. The no-5S-part in daily life. Pretty much the same as looking for tools or trying to gather the right information out of a manufacturing drawing.

Let us go back to focusing on how to create value. The part where we save minutes or hours and the action that flows. Let associates see why we are standardizing processes and let them grasp the value. Do not start with a tool. Start with the WHY-YOU-DO-THIS, the future state to communicate.

In this blog I have used potatoes, elevators, fire alarms or other real-life examples to highlight the point. To educate. To move and to light a fire in associates. To restart motivation to change things for the good. Go ahead and please do not teach tools. It is a systems thinking approach of flowing processes that create value for customers. Teach that. Roll up your sleeves and demonstrate.

Yours,

John

Die neunte Verschwendungsart (und größte)

Sie kennen die sieben klassischen Verschwendungsarten? Talentverschwendung wird allgemein als die achte bezeichnet. Aber benötigen wir nicht eigentlich noch eine neunte?

Mir wird regelmäßig die Frage gestellt, wie ich es schaffe, dass meine Veränderungen nachhaltig sind. Dann antworte ich: „Ich respektiere die Mitarbeiter“. Und ernte einen leeren Blick. Meine Gegenüber, Führungskräfte, alle top ausgebildet und (inter-) national erfahren, scheinen oft nicht zu wissen, wovon ich rede.

Respekt definiert die Online-Version des Duden als

  1. auf Anerkennung, Bewunderung beruhende Achtung
  2. vor jemandem aufgrund seiner höheren, übergeordneten Stellung empfundene Scheu, die sich in dem Bemühen äußert, kein Missfallen zu erregen.

Die Ausgangslage ist immer die gleiche. Die Produkte oder Projekte sind entweder zu teuer, dauern zu lange, die Qualität stimmt nicht zu 100 %. Manchmal hakt es auch bei der Innovationsfähigkeit des Unternehmens. Oder generell wird die Mitarbeitermotivation vom Management als negativ empfunden.

Nach der jährlich durchgeführten Gallup-Umfrage zur Motivation gibt es nur 16 % Mitarbeiter im Unternehmen, die – wie soll ich sagen? – für ihren Arbeitgeber durchs Feuer gehen oder die Extra-Meile laufen. Mich wundert die hohe Zahl von 16 Prozent für das Jahr 2015. Denn die Situation scheint ja doch eher als oben gegen unten, Management gegen Betriebsrat. Gallup berechnet den volkswirtschaftlichen Schaden aufgrund von innerer Kündigung zwischen 75,6 und 99,2 Milliarden Euro jährlich. Eine Summe, bei der es sich lohnt, mal genauer hinzusehen.

 

Vermutung

Die Mitarbeiter machen nicht wie der Vorgesetzte will. Es wird nach drakonische Strafen gerufen. Misstrauen prägt das Miteinander.

Die Welt vom 22.02.2017 berichtet über die Betriebsversammlung bei Volkswagen unter der Überschrift „Das grundsätzliche System VW ist infrage gestellt“. In diesem Artikel wird Ferdinand Piech zitiert: „Gegen die Arbeitnehmervertreter kann man Volkswagen nicht steuern.“

Und mir ist noch im Ohr, wie irgendwann der Personalvorstand der Volkswagen Aktiengesellschaft, Karlheinz Blessing sagte: „Wir werden Diskussions-, und Entscheidungsfreude fördern, Fehlermachen zulassen und Selbstkorrektur unterstützen“ (Quelle: Automobil Produktion).

Letztere Aussage ist dann doch wohl eher der Beleg bei VW für die Respekt-Definition Ziffer 2 des Duden. Führt das alles nicht zum Dienst nach Vorschrift? Bloß nicht auffallen und kein Missfallen erregen? Hat man nicht schon von Sanktionen gehört? Ist die Meinungsfreiheit so gern gesehen wie in der Diktatur? Oder gilt das alte Meistermotto auch im 21. Jahrhundert weiter: „Du bist zum Arbeiten hier, nicht zum Denken!“?

Ja, und dann kommt eine Veränderung von oben angeordnet und das Unternehmen bewegt sich im besten Fall ganz langsam in die neue Richtung oder die Mitarbeiter beweisen, wie man die Vorstandsinitiative zu Fall bleibt. Noch einmal Piech: „Gegen die Arbeitnehmervertreter kann man Volkswagen nicht steuern.“

 

Respektlosigkeit

Thesen

  1. Es ist respektlos, von einer Person zu verlangen, in einem schlecht funktionierenden Prozess zu arbeiten.
  2. Es ist respektlos, jemanden anderen als die Personen, die im Prozess arbeiten (neudeutsch: Subject Matter Experts) mit dem (Re-) Design des Prozesses zu beauftragen.
  3. Von Mitarbeitern zu verlangen, in einem Prozess zu arbeiten, für den sie nicht hinreichend ausgebildet wurden, ist respektlos.
  4. Respekt zeigen bedeutet Mitarbeiter dahin gehend zu ermutigen, dass sie in gut designten und gemanagten Prozessen ihre Fähigkeiten maximal einbringen.

 

„Der Shopfloor ist der Spiegel des Managements“, wird Taiichi Ohno zitiert. Hierin liegt viel Weisheit begründet. Das Management trägt die Verantwortung für funktionierende Prozesse. Die ISO kennt den Prozesseigner, Kennzahlen begleiten die Prozesse. Doch die Realität zeigt das Anbrüllen der Mitarbeiter. Fehler werden aus Angst nicht zugegeben oder unter den Teppich gekehrt. Irgendwann sind die unter den Teppich gekehrten Probleme so groß, dass man darüber stolpert. Volkswagen mit der Abgasaffäre lässt grüßen, tausende Mitarbeiter müssen gehen. Boni werden eingestrichen. Das alles führt doch wieder zum Vertiefen des Grabens zwischen denen da oben und den veränderungsunwilligen da unten (denen wir es schon zeigen werden).

Wozu führt diese Art der Respektlosigkeit? Auf der einen Seite zu Dienst nach Vorschrift und einer täglich sinkenden Motivation. Auf der anderen Seite sehe ich eine Macht- und Ahnungslosigkeit, wenn es um die Veränderung geht. Unternehmen haben Potential, rufen es aber nicht ab. Was soll das?

Der andere Weg

Wenn ich auf dem Shopfloor oder in der Administration unterwegs bin, bewege ich mich von Anfang an immer mit einem Wow auf den Lippen umher. Ich zolle den Mitarbeitern Respekt und Anerkennung für ihre Leistung. Kommt ein Mitarbeiter in mein Büro, biete ich Wasser oder Tee an. Eine kleine Geste, aber unglaublich mächtig. Dazu kommt aktives Zuhören und am Ende steht ein vertrauensvoll erarbeitetes A3 oder das Gerüst für Plan-Do-Study-Adjust.

Mein Vorschlag ist, jeden so zu behandeln, als sei er / sie der CEO des Unternehmens. Das schafft zuerst interpersonelles Vertrauen und dann wächst der Respekt, weil das Wort wieder etwas gilt.

Das ist Respekt nach Ziffer 1 des Duden. Jeder hat etwas zu sagen. Es ist unsere Aufgabe als Manager, Boss, Berater, Projektleiter, Kollege oder was auch immer, die Botschaften herauszuhören. Dazu schaffen Sie eine Verbindung, dann hören sie zu und extrahieren die Story.

Verbinden-Hören-Extrahieren-Gemeinsam handeln

Das ist langsamer als eine Ansage: „Ab heute gibt es eine neue Arbeitsanweisung. Alle haben sich daran zu halten. Wer es nicht tut, bekommt eine Abmahnung!“ Aber es ist wirksamer, viel wirksamer. Denn Intervention in der Krise oder Change Management zum Überwinden der Krise sind ganz unterschiedliche Ansätze mit unterschiedlichen Erfolgsaussichten.

Respektlosigkeit gegenüber den Mitarbeitern verhindert jede Art der selbstinduzierten Veränderung. Das Erkennen nicht wertschöpfender Tätigkeiten ist die Grundlage jeder Lean Transformation. Eine (selbst-) lernende Gesellschaft ist dafür notwendig. Respekt ist das Fundament jeglicher Veränderung und führt zu Vertrauen. Ohne Respekt ist alles Verschwendung.

„Improvement starts with I“, habe ich irgendwann mal gelernt. Treppen kehrt man von oben. Das gefällt mir ja noch besser. Leider will das keiner im Top-Management hören. Denn sich selbst in Frage stellen, die berühmte Selbstreflexion, das geht gar nicht. Stattdessen sucht man weiter unten in der Hierarchie die Fehler. So neu ist diese Erkenntnis nicht. Ungenauer gesagt 2000 Jahre. Im siebten Kapitel des Matthäus-Evangelium heißt es: „Zieh zuerst den Balken aus deinem Auge, dann kannst Du versuchen, den Splitter aus dem Auge deines Bruders herauszuziehen.“ Oder um es mit Ralph Waldo Emerson zu sagen: „Das Geheimnis der Erziehungskunst ist der Respekt vor dem Schüler.“ Oder hier für uns: Das Geheimnis des Change ist der Respekt vor dem Mitarbeiter.

Respekt erkenne ich, wenn ich die Umgangsformen sehe. Change Management beginnt im Kopf des Top Managements. Das ist nicht zu delegieren. Sonst wird nur Theater gespielt und wir sind wieder bei der Respektlosigkeit gegenüber den im Unternehmen arbeitenden Menschen. Die erkennen das sofort und alles bleibt beim Gewohnten. Gute Nacht, Innovation. Auf Wiedersehen, Wettbewerbsfähigkeit.

Respekt gegenüber den Mitarbeitern ist Voraussetzung für gutes Change Management, Innovation, Experimentierfreude und letztendlich Wachstum. Respektlosigkeit gegenüber Mitarbeitern ist für mich die größte Verschwendungsart. Dagegen sind unnötiger Transport, Wartezeiten etc., also die klassischen sieben, kleine Fische. Talentverschwendung wäre eine Folge der Respektlosigkeit. Denn wer engagiert sich gern in Umgebungen, in denen er und sie nicht geachtet werden?

Prof. Rolf Taubert fragt im aktuellen Harvard Business Manager (März 2017): „Eine Vertrauenskultur zu etablieren, gilt vielen als heiliger Gral der Führung. Warum gelingt es dann nur so wenigen Unternehmen?“

Darüber lässt sich trefflich diskutieren. Vielen Dank, dass Sie diesen Blog regelmäßig lesen. Über 12.000 Aufrufe sind ein Ansporn, immer wieder meine Gedanken zu veröffentlichen. Ich möchte mich bei meinen Lesern auch für Ihren fortgesetzten Support bedanken. Wie immer freue ich mich über Kommentare oder Fragen hier in diesem Blog.

 

Ihr

John Persch

Das Geschäftsessen des Grauens

 

Liebe Leser, stabile Prozesse sind was Feines. Manchmal gibt mir das Leben die besten Beispiele für die nächsten Workshops. Was ich da an Komik am Nebentisch nebenbei beobachten durfte, ließ mir fast die Sashimi von den Stäbchen hüpfen. Aber der Reihe nach:

Die Darsteller: Drei Männer mit weißen Hemden auf der einen Seite. Drei vermutlich ausländische Partner mit bunten Hemden gegenüber, eine Frau war auch vor Kopf dabei. Das macht sieben.

Schauplatz: Chilli-Club in Bremen – eine der besten Adressen in Norddeutschland für Sushi-Liebhaber. Bühne frei!

Die Vorspeise: Weiß-Hemd Nr. 1 hat Kopfhörer im Ohr, vollkommen desinteressiert. Weiß-Hemd Nr. 2 und 3 unterhalten sich leise, schauen dauernd auf ihre Telefone. Die ausländischen Gesprächspartner schauen verständnislos. Gut, dass die Vorspeise kommt. Gesprächspartner sind sie ja eigentlich auch nicht.

Der Hauptgang: Weiß-Hemd 1 hat Kopfhörer im Ohr, kaut vollkommen desinteressiert. Weiß-Hemd Nr. 2 und 3 unterhalten sich leise. Würdigen die Anderen keines Blickes. Die Dame sucht den Weg zur Toilette. Gentlemen sind am Tisch nicht da. Sie klettert über die Lehne. Auf dem Rückweg auch. Die Bunthemden beschäftigen sich mittlerweile mit sich selbst.

 

Wenn Sie Geschäftsessen nicht mögen, dann bedanken Sie sich für die Einladung und gehen da nicht hin. Punkt. Oder Sie benehmen sich entsprechend. Denn der einzige Zweck eines Geschäftsessens ist es, die Geschäftsbasis durch Vertrauen und gute Umgangsformen zu vertiefen. Wer beim Essen sich wie ein arroganter Schnösel benimmt, wird kein Partner. Der ist bei nächster Gelegenheit ruckzuck ausgewechselt oder bekommt keine zweite Chance.

Bei Prozessen, die außerhalb der Toleranz laufen, ziehen wir die Reißleine. Das ist ein bewährtes Mittel aus der Lean-Philosophie zur Reduzierung von Verschwendung. Sie kennen doch noch TIMWOODT  oder die verpasste Gelegenheit? Beim Geschäftsessen des Grauens finden wir Verschwendung in mehrfacher Form.

Gelernt habe ich aus der Beobachtung am Nebentisch, die Reißleine zu ziehen, falls mir so etwas mal widerfahren sollte. Eine kurze Verabschiedung vom Einladenden / Verantwortlichem mit der Abbruch-Begründung und der Ankündigung zum Aufarbeiten am nächsten Morgen.

Wie würden Sie reagieren?

Das haben wir schon immer so gemacht!

Den Haag, Niederlande, Juli 2016. Ich fahre aus einem Parkhaus und die Schranke öffnet sich, ohne dass ich das bezahlte Ticket beim Ausfahren in das Lesegerät bei der Schranke gesteckt habe!?

 

Bremen, Deutschland, Juli 2016. Mühsam fummele ich das bezahlte Ticket in das Lesegerät bei der Schranke. Die Karte kommt wieder heraus und ich darf sie beim Ausfahren in den Mülleimer werfen. Unzählige Karten liegen auf dem Boden von nicht so treffsicheren Autofahrern.

 

Mich wundert an dieser Stelle nicht, dass die Niederländer fortschrittlicher sind. Das Kennzeichen wurde schon beim Einfahren gescannt, das Kennzeichen dient auch als Erlaubnis für die Ausfahrt.

Ich spare in Den Haag Sekunden beim Ausfahren. Und wenn ich jetzt noch eine Abbuchungserlaubnis zum Monatsende mit dem Parkhaus hätte, müsste ich mich auch gar nicht mehr am Parkautomaten zum Bezahlen anstellen. Keine Scheine mehr mühsam einfädeln oder mit Plastik bezahlen. Noch eine Minute früher zu Hause.

Technologisch scheint nichts mehr unmöglich. Nur unsere Gewohnheiten setzen uns Grenzen. Weil wir „das“ schon immer so gemacht haben.

Saubere Dokumentation oder das Meeting mit Verschwendung

Mein Opa sagte immer: „Keine Auskunft ohne Akte!“  In der Schule lernte ich, mitzuschreiben. Was zwischen den Folien auf dem Overhead-Projektor gesagt wurde, war wichtig. Im Studium hat es mir den Allerwertesten gerettet. Gut, heute haben wir PowerPoint, aber der Satz hat für mich immer noch Gültigkeit. Spätestens in der Ausbildung war eine saubere Dokumentation Pflicht. Alles wurde dokumentiert. Jeder Anruf, jede Frage auf Papier und in der Akte abgelegt.

Keine Auskunft ohne Akte!

Heute nehme ich OneNote als Hilfsmittel. Und jetzt kam jemand auf mich zu und sagte mir doch tatsächlich, dass mein Mitschreiben auf dem Rechner signalisiert, ich wäre nicht aufmerksam.

Problem: Mein Kopf ist klein, bei vielen Dingen im Kopf vergesse ich manches.

Lösung: Mach Dir Notizen

Problem: Die gelben Zettel nehmen überhand

Lösung: großes Blatt mit handschriftlichen Notizen

Problem: Eingescannt ist bei meiner Schrift keine Volltextsuche möglich. Es entsteht weiterer Aufwand durch Katalogisieren bzw. Schlagwörter hinzufügen.

Lösung: elektronische Notizen, z. B. OneNote, EverNote oder …

Problem: Da denkt jemand, ich bin nicht bei der Sache, sondern mache irgendetwas anderes.

Lösung: unbekannt?

 

Ich verstehe die Welt nicht mehr.  Was nun? Ich versuche, Verschwendung zu minimieren. Information at your fingertips, genau dann aufgenommen, wenn ich es brauche. Möglichst wenig Verschwendung.

Dabei ist es doch Verschwendung, ein Meeting ohne Agenda zu betreten, zuzuhören und dann beim nachhause gehen fast alles vergessen. Vielleicht wird sogar kein Ergebnisprotokoll geschrieben? Den Sinn des Meetings stelle ich in Frage. Dann machen wir eine ganz neue Diskussion über Verschwendung auf. Informationsverschwendung pur wäre das. Dafür habe ich keine Zeit.

Ganz nebenbei: Was in meinen Kopf ist, liegt mit mir und der Grippe im Bett oder stürzt im Flugzeug ab. Und dann? Nicht existenter Wissenstransfer, weil keine Rückfall-Option. Alles weg. Game Over.

 

Keine Auskunft ohne Akte! Aber ohne gespitzten Stift oder schnelle Finger auf der Tastatur keine Akte. Und dann alles Verschwendung?

Oder wie Konfuzius gesagt haben soll: „Sage es mir, und ich werde es vergessen. Zeige es mir, und ich werde es vielleicht behalten. Lass es mich tun, und ich werde es können.“

Hier: Schreiben Sie auf, und Sie werden sich erinnern, oder es suchen können („da war doch was“).

Falls Sie eine bessere Lösung haben, lassen Sie es mich wissen. Entweder per Mail über die im Impressum genannte Adresse oder hier als Kommentar. Danke.

 

 

Beste Grüße

Ihr

 

John Persch

Verschwendung im Handel?

1, 2, 3, letzte Chance vorbei. Die verpasste Gelegenheit beschäftigt mich. Heute hatte der stationäre Handel die Chance, und vergab kläglich. Aber wahrscheinlich sitze ich nur auf der Spitze des Eisberges und das Problem ist viel größer.

Was war passiert? Ich war ohne Kaufabsichten in den Laden eines dänischen Schuhherstellers gewandert. Gut präsentiert, alles klasse. Und ein Modell gefiel mir richtig gut. Die freundliche Dame erkundigte sich nach meinen Wünschen und es kam, wie es kommen musste: Der Schuh meiner Wahl in meiner Größe war nicht da. Ich stand mit leeren Taschen da, die erste Chance vorbei.

Dummerweise für den Handel. Ich merkte mir den Namen des Modells und fand ihn abends dann vom Sofa aus. Ich probierte Z, M und A aus. Bei den ersten Versendern gab das Objekt meiner Begierde nicht. Im Dschungel wurde ich fündig.

Erstaunlicherweise liefert ein Händler aus dem süddeutschen Raum für x % günstiger als der Ladenpreis. Die zweite Chance für den Laden und zwei Schwergewichte im Internet vorbei.

Mittlerweile war ich verwirrt. Der Preis signalisierte mir ein Auslaufmodell, die Aufmachung im Laden eine Neuheit. Da ist wohl ein Check notwendig: Auf der Webseite des Schuhherstellers wird das Modell auch als Neuheit gepriesen. Und wo ich schon mal da war, habe ich mal kurz eine Listenpreis-Kontrolle betrieben.

Ergebnisse:

  1. Im Dschungel gibt es die besten Preise.
  2. und M. haben nicht die neuesten Schuh-Modelle.
  3. hat überwiegend Listenpreise.
  4. Der stationäre Handel scheint auf Listenpreise zu schwören.
  5. Der Versuch, mich von der außerordentlich guten Online-Seite beliefern zu lassen, wurde nur halbherzig vom Handel unternommen. Dritte Chance vorbei!

Gelernt habe ich, dass ich als Spontankäufer wohl ein Depp bin. Wahrscheinlich nicht der Einzige, sonst gäbe es den stationären Handel so nicht. Jetzt habe ich kürzlich gehört, dass wohl Frauen gern etwas im Laden anprobieren und noch in der Kabine schauen, ob es das Objekt der Begierde auch im Smartphone gibt.

Das hat mir letzte Woche nur ein Kopfschütteln hervorgebracht. Heute habe ich gelernt, dass das smart ist. Sehen, fühlen, anprobieren und dann im Netz bestellen. Wenn es dumm läuft, zahlt man den gleichen Preis. Läuft es aber gut, …

Für den Handel mit Massenartikeln zu Listenpreisen heißt das aber: Letzte Chance vorbei. Alle sieben klassischen Verschwendungsarten (TIMWOOD) sind auf einmal vorhanden. Zu viel Inventory, Transport, den keiner benötigt usw. bis hin zur verpassten Gelegenheit und verschwendetem Talent von Menschen. Dann sind wir bei neun Verschwendungsarten.

Wahrscheinlich ist das für Sie alles kalter Kaffee. Das kennen Sie schon. Aber wie sieht denn eine mögliche Lösung aus?

Darüber grübele ich in dieser Woche und freue mich, mit Ihnen darüber zu reden.

Bis dahin alles Gute,

Ihr

John Persch

25000 Mornings – Another Reason for the Lean Law #1

25000 Mornings, give or take, is all we humans get.

Think about it. These ten words made me think. And I started talking about it. We all agreed that it is time to focus on the most important things.

And I might add – to remember Lean Law #1: Specify Value.

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A colleague referred Seneca’s „On the Shortness of Life“ to me, which was written almost 2000 years ago. Out of the translation of John W. Basore I quote: „the life we receive is not short, but we make it so, nor do we have any lack of it, but are wasteful of it.“

Seneca did not know of Lean. Nor did the makers of the 25000 mornings had Lean in mind, when they created the video. But both might raise the awareness for a Lean Transformation. Now, if you grab Womack and Jones „Lean Thinking – Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation“, turn to the introduction:

„Muda. It’s the one word of Japanese you really must know. It sounds awful as it rolls off your tongue and it should, because muda means „waste,“ specifically any human activity which absorbs resources but creates no value …“

Which non-value-added tasks are we tackling today? Which wasteful activities will we stop today?

„Ich habe keine Zeit“

Das kennen Sie doch. Sie wollen etwas von einem und der hat keine Zeit. Jetzt nicht. Später vielleicht. Nie wird er dazu kommen. Soviel ist doch sicher.

Ja, dachte ich mir immer, dann ist eine Tätigkeits-Struktur-Analyse an der Reihe. Man beobachtet, was der zu Beobachtende so den ganzen Tag über macht. Vor allem geht es da um Unterbrechungen und Störungen. Wenn wir die abschalten können, haben wir schon einen ganze Menge erreicht. Wenn wir dann noch schädliches Multitasking unterbinden können, sieht die Welt plötzlich ganz anders aus. Verschwendung raus, Wertschöpfung hoch.

Soweit so gut. Die Ergebnisse öffnen die Augen. Trotzdem werden manche Leute einfach nicht mit ihren Aufgaben fertig. Was dann?

Ich habe von Tom Peters einen spannenden Film, Länge 2:13 Minuten, mit dem Titel „Your Calendar never lies“ gesehen. Anklicken, und dann weiterlesen.

Schon komisch. Tom Peters hat Recht. Ein einfaches System – Zeit für Aufgaben blocken, mit einem Coach oder Mentor besprechen – Aufgaben nachhaltig umsetzen. Ein paar zusätzliche Gedanken von mir:

  • Was haben Sie sich für dieses Jahr, diesen Monat oder diesen Tag vorgenommen?
  • Was steht dafür als Aufgabenblock in Ihrem Kalender?
  • Und was steht in der Todo-Liste, die jeden Tag auf den nächsten Tag weitergeschoben wird?
  • Setzen wir den Prioritätenmix aus „heute und morgen wichtig“ richtig?

„Your calendar never lies.“

Danke, Tom Peters,

sagt

John Persch

Lean und On-Demand

Das vierte Lean-Gesetz von Womack und Jones handelt von „Pull“. Eine Leistung entsteht erst, wenn ein Kunde sie anfordert. Einfach so produzieren, Erzeugnisse auf Lager legen und dann in den Markt zu „pushen“, ist nicht der Ansatz von Lean Companies.

Diese Denkweise führt zur Abkehr von großen Losgrößen und hin zu einem flexiblen One-Piece-Flow. On Demand ist das Zauberwort. Wenn der Kunde es will, wird produziert und schnell geliefert.

Bisher war ich mit Amazon immer zufrieden. Heute bestellt, meistens morgen nach Hause oder ins Büro geliefert. Der stationäre Buchhandel hat mich da eher abgeschreckt. Das erste Lean-Gesetz lautet „Definiere Wertschöpfung aus Sicht des Kunden“ und das fehlte mir hier konkret. Ich ging in den Buchladen, hoffte auf ein Buch und wurde mit einer Bestellung, die ich irgendwann abholen konnte, wieder fortgeschickt.

Das war für mich Verschwendung. Denn zweimal wollte ich wegen einer Sache nie unterwegs sein. Jetzt könnte aber die Wende da sein. Für mich als Kunden und den stationären Buchhandel. Die EBM ist da. Eine Maschine, die den Text eines Buches aus dem Netz herunterlädt, Rechte beachtet, druckt und bindet.

Beeindruckend. So kann jedes Buch als Paperback innerhalb von fünf Minuten vom Kunden angefordert werden (Pull). Die Lösung für Bücherliebhaber, die Papier in der Hand haben wollen.

Für die Liebhaber von ebooks evtl. eine Alternative. Oder belanglos, weil der Zug für das klassische Buch und den Buchladen schon längst abgefahren sein könnte. Schaut man auf die Bestände an ungelesenen Büchern bei Buchhändlern, ist die EBM ein klarer Schritt in Richtung Reduzierung von Verschwendung.

Gleichmäßig ist schnell

Go to Gemba. Ein Satz, den jeder Lean Thinker verinnerlicht hat. Gemba, ist der Ort, an dem die Wertschöpfung entsteht. Lean will Geschwindigkeit erzeugen durch die Reduktion oder gänzliche Vermeidung von unnötigen Prozessen.

Um Verschwendung auf die Spur zu kommen, wird sie klassifiziert. Hilfsmittel wie das Akronym TIMWOOD unterstützen die Suchenden. TIMWOOD sind die Klassiker bei nicht wertschöpfenden Tätigkeiten und bezeichnen die Verschwendungsarten

  • Transportation,
  • Inventory (Bestand),
  • Movement (unnötige Bewegungsabläufe),
  • Waiting (Wartezeiten),
  • Overproduction,
  • Overprocessing
  • Defects

Es geht auch einfacher

Kann Verschwendung nicht auch einfacher definiert werden? Der ideale Workflow fließt. Ein Produkt oder eine Dienstleistung entsteht ohne Stopps vom Start bis zum Kunden. Ohne Unterbrechung. Ohne Wiederanfahren. Ohne Hin- und Herspringen.

Ein einfaches Beispiel? Fahren Sie in Gedanken mal morgens von zu Hause zur Arbeit. Wie oft halten Sie an? Wie lange dauert der Weg? Ideal wäre es doch, wenn man ohne Stoppen direkt durchfahren kann. Konstante Geschwindigkeit ohne unnötiges Bremsen oder viel Energie kostendes Beschleunigen. Und vor dem Einsteigen öffnet der Wagen automatisch die Tür und die Scheiben werden auch selbständig enteist. Am Arbeitsplatz kein lästiges Suchen nach Parkplätzen.

Genug phantasiert? So sähe der ideale Prozess aus. Puristen würden mir jetzt vorwerfen, ich sehe den Transport nicht als Verschwendung an. Tue ich schon, aber in meinem Beispiel kann man nun mal nicht am Gemba wohnen. Geht nicht.

Der ideale Workflow ist fließend, ruhig, ausgeglichen

Produkte fließen ohne Starts oder Stopps, ohne plötzliche Änderung in der Geschwindigkeit. Ein Takt, ausgerichtet am Taktgeber. Die Bewegungen der Menschen sind fließend. Jede Handlung führt zu Wertschöpfung und bringt das Produkt näher zum Kunden. Maschinen behindern nicht diesen Arbeitsfluss, sondern unterstützen ihn.

Informationen fließen auf gleiche Art und Weise. Der fließende Rhythmus wird weder durch Suchen, Ablegen oder unstimmige Aufbereitung von Daten gestört.

Wenn Sie Verschwendung suchen, stellen Sie sich den fließenden Prozess vor. Im fließenden wertschöpfenden Prozess gibt es keine Verschwendung oder unnötigen Aktivitäten.

Einen schärferen Blick auf die Welt wünscht Ihnen

Ihr

John Persch