Aus Lean Sicht ist es notwendig, die Bestände zu senken. Ist Multitasking eine notwendige Voraussetzung, damit LEAN in der Administration zum Erfolg wird?
Mehrere Aufgaben auf einmal zu bearbeiten ist Realität in deutschen Unternehmen. Das kennen wir aus dem Arbeitsalltag: Man springt zwischen Aufgaben hin und her. Schnell noch eine Mail beantworten, auf einen Anruf hin eine Aktion starten und dann wieder zurück zu dem, was man Tagesgeschäft nennt. Wieder einarbeiten, durchstarten und sich voll und ganz konzentrieren. Blöd nur, dass der Vorgesetzte jetzt auch noch mit einer Sonderaufgabe kommt.
Gut, dass wir die Fähigkeit zum Multitasking haben. Ich bewundere ja immer meine Frau, die beim Telefonieren ein tolles Essen zaubert und gleichzeitig verhindert, dass die Kinder die Dose mit den getrockneten Chili-Schoten aufmachen. Das habe ich immer auf die erlernten Fähigkeiten der Urmenschen, in diesem Fall der Frauen, zurückgeführt. Nach dem Feuer sehen, die Kinder hüten und die Alten betreuen und gleichzeitig schauen, ob ein Säbelzahntiger Lust auf Leckerli hat. Männer mussten es nie können, weil sie ein Mammut erlegen wollten. Ein Ziel und mit Hurra geht es los. Einfach war die Welt.
Und jetzt, parallel an verschiedenen Projekten arbeiten und die dauernden Störungen. Wie sieht es mit der Produktivität aus? Wenn ich meiner Frau mit der Stopp-Uhr käme und einen Vergleich zwischen gestört und ungestörtem Arbeiten bzw. mit oder ohne Multitasking käme, ist mir ein Verweis aus der Küche oder lebenslanges Kartoffelschälen sicher. Aber das Ergebnis können Sie sich vorstellen.
Wenn das, wie hier am Beispiel der heimischen Küche und den Frauen geschildert, schon nicht funktioniert, wie soll es dann bei Männern und im Betrieb funktionieren?
Geht nicht, sagt die Logik. Machen wir aber trotzdem, schreit die Erfahrung. Für alle die, die trotzdem auf Multitasking schwören, gibt es hier ein Video von der Stanford University zum Thema Multitasking. Schon überraschend, was Professor Clifford Nass und der Forscher Eyal Ophir da über Multitasking im Kleinen berichten.
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Mit der Lean-Brille betrachtet kann Multitasking im Büro nur schädlich sein. Man nimmt ein Dokument in die Hand, arbeitet daran und legt es weg, weil noch Informationen fehlen. Die werden angefordert und man wartet. Eigentlich nicht, man nimmt sich den nächsten Vorgang und beginnt. Schon wieder fehlt eine Information, man fordert sie an und wartet. Die Durchlaufzeit steigt und steigt. Klar gibt es auch die Vorgänge, die ohne Rückfragen bearbeitet werden können. Aber je komplexer die Aufgabe, desto häufiger die Unterbrechungen, Störungen, fehlende oder falsche Informationen.
Aber es merkt leider niemand, weil alle ja beschäftigt sind. Die Arbeitszeit könnte viel geringer ausfallen, wenn man sofort und zügig den Vorgang störungsfrei beenden kann. Stattdessen fängt man mit etwas anderem an, was man schon anfangen kann. Die Verzettelung nimmt ihren Anfang. Die Bestände an unfertigen Aufgaben wachsen. Wenn aber schon bei kleinen Dingen die Aufmerksamkeit nachlässt und man Details übersieht bzw. kleine Fehler macht, wie sieht das dann in der Projektarbeit aus?
Richtig. Projekte enthalten Fehler und sie kommen zu spät in der Montage, beim FAT-Test oder beim Kunden an. Wenn Sie jetzt Multitasking verbieten würden, wären Sie auf dem richtigen Weg. Dem Weg ins Tal der Tränen, weil jetzt plötzlich Menschen nichts mehr zu tun haben und warten. Aber das zeigt uns doch nur, dass die Eingangsvoraussetzungen für eine zügige Projektarbeit nicht gegeben sind. Wenn man also diese Startvoraussetzungen klar definiert und sie einhält, eliminiert man eine ganze Menge Verschwendung. Aus der Produktion kennen Sie das Akronym TIMWOOD, das die Verschwendungen aufzählt. W steht für Waiting (Wartezeiten), die raus müssen. D für Defects. Und lückenbehafte Informationen und damit schlechte Startvoraussetzungen kann man als Defekt bezeichnen. Nacharbeit ist die Folge.
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Prof. Nass erklärt in diesem zweiten Video, dass das unser Gehirn nicht auf Multitasking ausgelegt ist. Auch wenn man Multitasking üben würde, käme man zu sinkender Performance. Aber bevor Sie dem Link folgen, fragen Sie sich: Wie müsste Ihr Tagesgeschäft organisiert sein, damit Sie die Vorgänge im Fluss bearbeiten können?
Alles Gute auf dem Weg dahin wünscht Ihnen
Ihr
John Persch
