Lean Administration – Verschwendung von Zeit im Büro begrenzen

Ping. Eine neue Mail. In einer Studie der Techniker Krankenkasse sollen 180 Mails durchschnittlich im Büro ankommen. Täglich. Das wären dann alle drei Minuten eine. Ping. Die Folge sei massiver Stress.

Was passiert nun? Irgendwo las ich, dass mehr als 80 % sich dazu verleiten lassen, sofort nach zu schauen, wer geschrieben habe. Das ist durch die menschliche Neugierde nachvollziehbar und bedarf keiner weiteren Kommentierung, wenn man sich danach sofort mit 100 % seiner Aufmerksamkeit wieder der vorliegenden Aufgabe widmen könnte.

Da wurde ich aber eines Besseren belehrt: Dr. Thomas Jackson von der Loughborough University, England, wurde in der Sydney Morning Herald vom 09.09.2008 zitiert, dass man 64 Sekunden benötige, um wieder mit der ursprünglichen Aufgabe fortzufahren. In einem produzierenden Unternehmen würde man diese Zeit als Rüstzeit klassifizieren.

Nehmen wir mal an, Dr. Jackson hätte recht, dann gilt folgende Rechnung: 180 Mails / Tag x 5 Tage x 64 Sekunden / Mail = 57600 Sekunden = 960 Minuten = 16 Stunden unkonzentrierter Arbeit.

Ich höre förmlich Ihren Aufschrei. Das ist übertrieben! Der Mensch ist viel schlauer! Dr. Jackson wird weiter zitiert, dass die Durchschnittszeit bis zum Anschauen der Email eine Minute und 44 Sekunden (104 Sekunden!) beträgt. Ping! 70 % schauen sogar innerhalb von sechs Sekunden nach.

Angenommen, jetzt kommen noch ein paar Telefonate hinzu, wie sieht dann die Arbeitsleistung aus?

Lehren aus Best-Practice-Ansätzen der Industrie

Für mich als Lean Management Advisor stellen sich jetzt viele Fragen:

  • Wie kann man den Arbeitsablauf so strukturieren, dass er möglichst frei von Störungen ist?
  • Sind alle Menschen in Ihrer Administration fähig, Multitasking zu betreiben?
  • Ist das Gehirn in der Lage, schnell von einer Aufgabe zur nächsten zu schalten?

Da gibt es durchaus Parallelen zur Industrie. In der Industrie berechnen wir Kennzahlen. Zum Beispiel die Effizienz einer Anlage. Sie wird unternehmensintern definiert. Zum schnellen Verständnis reichen diese Fragen:

  • Wie verfügbar ist die Anlage (tatsächliche Laufzeit zu möglicher Laufzeit)? Unterbrechungen mindern die tatsächliche Laufzeit. Wenn die Werkzeuge einer Maschine gewechselt werden müssen, steht die Maschine still. Diese Zeit wird als Rüstzeit definiert. Die oben genannten 64 Sekunden wären dem entsprechend eine mentale Rüstzeit.
  • Welche Leistung bringt die Anlage? Die Ist-Leistung wird mit der Soll-Leistung verglichen. Hier könnten fünf Minuten Bearbeitungszeit je Vorgang als Soll-Leistung Ausgangspunkt der Betrachtung sein.
  • Welche Qualität bringt die Anlage (gute Teile zu tatsächlich produzierten Teilen)?

Aber lassen wir uns nicht zu sehr ablenken: Wenn der Mensch auch nur halbwegs so ist, wie hier beschrieben, erkennen wir sofort ein Optimierungspotenzial für den Ablauf im Büro. Eine Menge Zeit wird nach der Definition TIMWOOD verschwendet.

Lean Administration führt zu Erfolgen. Bis zum Beweis des Gegenteils erreichen wir immer mindestens eine Leistungssteigerung durch einen verbesserten Arbeitsablauf um 30 %. Das Ziel der Kaizen-Events ist eine Reduzierung der Verschwendung um 100 %. Strebe Perfektion an! Es würde mich nicht wundern, wenn wir im administrativen Bereich demnächst sogar Verschwendungsgrade von Zeit und anderen Ressourcen bis zu 90 % finden.

Die Techniker Krankenkasse geht in der oben zitierten Studie davon aus, dass Mitarbeiter durch Stress krank werden. Lean Thinking, Lean Management und Lean Production macht Ihr Unternehmen so erfolgreich, dass Ihre Mitarbeiter gesund sind und effektiv an ihren Aufgaben arbeiten. Das ist Lean. Weniger Stress, mehr Freude, mehr Spass an der Arbeit und gleichzeitiges Orientieren an den Geschäftszielen und den Wünschen der Kunden.

Gute Erfolge wünscht Ihnen

John Persch

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Lean Thinking Prinzipien für die deutsche Lebensversicherung

Sehr geehrte Damen und Herren,

was ist nur mit der deutschen Lebensversicherung los? In der Wirtschaftswoche vom 08.11.2010 werden 71 Anbieter auf der Grundlage des von Prof. Dr. Jörg Finsinger entwickelten Ratings verglichen.

Die Abschlusskostenquote ist einleuchtend. Die Vertriebsbemühungen kosten Geld. Sie sind in den Preis der Police  einkalkuliert. Ob da alles effizient ist, ist eine andere Frage. Wie man die Bemühungen messen und verbessern kann, zeigen die Werkzeuge von Six Sigma.

Spannender ist die Verwaltungskostenquote. Hier werden Werte von 0,8 bis 6,4 % der Bruttobeiträge genannt. Der Benchmark laut der Wirtschaftswoche liegt bei 2,6 %.

Die Verzinsung nach der §2 DeckRV (Verordnung über Rechnungsgrundlagen für die Deckungsrückstellungen) beträgt aktuell 2,25 %. Wie kann in einer solchen Konstellation die klassische kapitalgebundene Lebens- und Rentenversicherung überhaupt noch funktionieren?

Der Ausweg ist natürlich die fondsgebundene Variante. Das bestätigt der Bericht des GDV. Da ist es für den Interessenten wesentlich schwieriger, die Situation zu überschauen. Aber unter uns, ist das die Lösung?

In der Administration fallen nach einer Studie des Fraunhofer-Instituts 30% der Arbeiten in die Kategorie Verschwendung. Im Lean Thinking Ansatz verfolgt man den Weg des Produktes von der Auftragserteilung bis zur Ankunft beim Kunden. Jeder Schritt wird protokolliert, gemessen und Engpässe, die sog. Bottlenecks, ermittelt. Dabei findet man die Ineffizienzen heraus. Welcher Prozess-Schritt ist notwendig? So, wie es in fetten Jahren funktioniert hat, kann es jetzt auf jedem Fall nicht mehr laufen.

Einfach geschrieben: Wenn der Kunde wüsste, dass der Prozess gemacht wird, wäre er bereit, dafür Geld zu bezahlen?

Wir Lean Management Experten unterscheiden die Prozesse in Value-Add und Non-Value-Add. Auf deutsch heißt das ganz drastisch Wertschöpfung und Verschwendung. Wenn die Zahlen des Fraunhofer-Instituts stimmen, dann könnten die am unteren Ende der Tabelle genannten Versicherungsgesellschaften ihre Kostenquote von 6,4 % auf 4,5 % senken. Das Ziel muss jedoch sein, die Kostenquote gegen die Werte der Mitbewerber tendieren zu lassen. Schauen Sie aber nicht auf die großen Rivalen wie die Allianz oder die Direktversicherer. So kommt man nicht weiter. 1,00 bis 1,8% inklusive der laufenden Vergütung für den Vertrieb muss das Ziel sein.

Was können Sie verlieren? Wenn die Kosten dramatisch runter gehen, kann der Vertrieb endlich wieder so viel bringen, wie man sich wünscht.

Lean Management und Six Sigma sind die entscheidenden Faktoren für Schnelligkeit und hohe Qualität. Ihre Wettbewerber wie die talanx machen es bereits. Auch die HUK-Coburg zielt auf die Kostenführerschaft mit diesem Konzept und verbessert darüber hinaus auch die Terminquote. Darüber sollten wir mal reden, unsere Experten und Sie.

Hoffnung auf bessere Zeiten ist keine Strategie!

Gute Geschäfte und niedrige Kosten wünscht Ihnen

John Persch

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TIMWOOD in der Administration

Mir ist ein Fehler im Schulsystem aufgefallen. Und was Hänschen lernt, macht Hans im Berufsleben immer noch falsch.

Die Grundschulkinder beginnen den Unterricht gegen 8:00 Uhr und nach durchschnittlich fünf Stunden endet der erste Teil so gegen 13:00 Uhr. Dann kommt Mittagessen in der Schule und hinterher die Betreuungszeit mit Spielangeboten, ggf. Hausaufgabenbetreuung und Arbeitsgemeinschaften. Vormittags pauken, nachmittags nicht.

Schon seltsam, was wir als kleine Menschen so alles mit auf den Weg bekommen. Wir könnten jetzt über effektives Lernen reden, aber das ist nicht mein Thema. Es geht um etwas, was grundlegend falsch ist und uns ein Leben lang begleitet. Gelegentlich wird es sogar auch noch verstärkt.

1989 lernte ich bei einem Seminar von FranklinCovey, Aufgaben ihrer Wichtigkeit nach zu priorisieren:

  • Priorität A sind lebenswichtige Aufgaben, die den höchsten Return on Investment versprechen. A-Aufgaben müssen am Tag gelöst werden.
  • Priorität B sind Aufgaben, deren Erledigung wichtig ist. Aber, sie sollten erledigt werden.
  • Priorität C sind optionale Aufgaben. Die Erledigung ist nicht dringend und wichtig schon gar nicht.

Aufgaben werden ihrer Wichtigkeit nach abgearbeitet. Zuerst kommen die A1, dann A2, bis irgendwann die C5 Aufgaben erledigt sind. Das kennen Sie vielleicht auch so. Auch in Deutschland wird dieses Konzept landesweit in Seminaren vertreten.

Vorgehensweise nach Lean-Ansätzen

TIMWOOD – Sie erinnern sich – ist das Akronym für Verschwendung. Lassen Sie uns noch einmal genauer W wie Waste anschauen.

Nehmen wir an, Ihr individueller Biorhythmus zeigt erst ab 09:00 Uhr die volle Leistungsfähigkeit. Welchen Sinn ergibt es dann, ab 07:30 Uhr sich mit der A1 und A2-Aufgabe zu quälen?

Nehmen wir an, Sie haben eine Aufgabe erledigt und benötigen jetzt eine Pause. Was macht man da üblicherweise? Kaffee holen, ein Schwätzchen mit den Kollegen über die neuesten Gerüchte. Effektiv ist das nicht. Besser wäre es, jetzt eine niedrig priorisierte schnelle Aufgabe dazwischen zu schieben. Mails beantworten für fünf Minuten. Online-Ausgabe der FTD checken, was die Mitbewerber machen. Aber wirklich nur kurz.

Ich habe dafür auf meinem Tisch eine Sanduhr. Nach fünf Minuten bin ich informiert und habe gleichzeitig eine C- oder B-Aufgabe erledigt.

Ich bin jetzt zwar weniger in der Kaffeeküche, aber am Abend habe ich auch 100 % meiner Aufgaben erledigt. Keine Verschwendung mehr. Und nach dieser kurzen Pause kommt die andere A-Aufgabe – Zeit zum Leben, Zeit für mich, Zeit für Familie und Freunde.

Ihr

John Persch

PS: Der prozentuale Anteil der Verschwendung nach der TIMWOOD-Definition in der Administration beträgt nach einer Studie des Fraunhofer Instituts 30 %. Das klingt für mich zu konservativ. In meinen Projekten finde ich regelmäßig einen höheren Anteil um die 40 %.

TIMWOOD und das dritte O

Verschwendung suchen und eliminieren ist ein zentrales Element von LEAN. Gehe vor Ort, suche Verschwendung und mache Verbesserung zum Guten. Genba – Muda – Kaizen.

In der reinen Lehre wird Verschwendung nach der Formel TIMWOOD gesucht. Das ist ein guter Anfang. Aber immer, wenn ich in einem Projekt die reine Lehre mit meiner Erfahrung abgleiche, entdecke ich noch weitere Arten der Verschwendung.

Heute: Missed Opportunities (O) oder die Chance kommt nie wieder

Eine kleine Geschichte zur Einstimmung: Ein Interessent besucht ein Reisebüro und möchte eine Reise nach Spanien buchen. Mit ein paar Prospekten verlässt er das Reisebüro und bucht drei Tage später im Internet. Oder gar nicht. In jedem Fall ist er unzufrieden.

Eine Woche später geht der gleiche Interessent in ein zweites Reisebüro. Die Mitarbeiter wissen, dass die Chance für einen Geschäftsabschluss einmalig ist. Sie finden heraus, dass der Interessent gern und vor allem gut landestypisch essen möchte. Da gibt es doch die Finca, bei der der Koch mit den Gästen über das Essen redet. Die Mitarbeiter des Reisebüros wissen sogar, dass der Koch den Gästen auf Wunsch die Rezepte überreicht und zeigt, wie man zu Hause das Essen kochen kann.

Ergebnisse:

  • Ein einmaliges Angebot, so nicht im Internet zu buchen
  • Der Umsatz ist höher Der Kunde kauft weitere Leistungen (Mietwagen)
  • Der Kunde wird allen Freunden von seinen Erfahrungen positiv berichten
  • Typischer Fall von vertikaler Differenzierung

Nach dem Urlaub ruft die freundliche Beraterin aus dem Reisebüro an und erkundigt sich nach dem Aufenthalt und dem Essen. Sie hat sogar noch eine kleine Überraschung für den Kunden. Zum Abholen liegt noch ein Rezept mit einem Paket Zutaten und den besten Grüßen vom Koch bereit.

In Kürze kommt der Kunde wieder und es bieten sich Möglichkeiten, die Beziehung zu vertiefen, das Urlaubsschema zu erfragen (wie oft, wie lange, Komfort-Level, Vorlieben) und quasi den nächsten Urlaub vor-verkaufen.

Welche Missed Opportunities gibt es in Ihrem Unternehmen?

Wenn Mandanten über die mangelnde Leistungsfähigkeit ihres Vertriebes klagen, bin ich der Erste vor Ort – beim Kunden, mit dem Vertrieb. Meine Ergebnisse sind:

  • Der Vertrieb hört nicht zu. Man fängt an zu reden, bleibt die ganze Zeit über ahnungslos und hinterher ohne Abschluss.
  • Man verkauft ein Produkt oder eine Dienstleistung, aber die Lösungskompetenz bleibt oft auf der Strecke.
  • Die Frage nach Empfehlungen wird selten gut gestellt.
  • Ohne Zuhören kann es keine hohe Cross-Selling-Quote geben.
  • Die Bindung zwischen Kunde und Unternehmen ist eher zufällig.
  • Die Chancen der vertikalen Differenzierung werden nicht genutzt.

Suchen Sie den Eigennutz der anderen Person und Sie finden einen Kunden oder Mandanten.

Bis dahin,

Ihr

John Persch

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TIM WOOD greift zu kurz

Verschwendung finden – ein wichtiger Ansatz in Lean Production, Lean Management und Total Plant Maintenance

Um Verschwendung in Unternehmen schnell auf die Spur zu kommen, gibt es eine Formel mit dem Namen TIMWOOD. Die ersten Buchstaben aus Transportation, Inventory, Motion, Waiting, Over-Production, Over-Processing, Defects ergeben TIMWOOD.

TIMWOOD erkläre ich gern allgemein nachvollziehbar anhand einer Küche. Wer TIMWOOD kennt, springt zum nächsten Absatz „Das vergessene T“ .

  • Die Kartoffeln, hier die Rohstoffe, müssen umständlich aus dem Keller geholt werden. Der Transportweg beträgt 45 Stufen in die eine Richtung. Wehe, man vergisst ein paar Kartoffeln …
  • Dummerweise begannen die Kartoffeln bereits zu keimen und zu verderben. Weil wir zu viel Bestand (Inventory) eingekauft hatten.
  • In der Küche selbst ist viel Bewegung (Motion). Wenn man alles in der Nähe hat und einfach zugreifen kann, sparen wir Zeit.
  • Eine falsche Zeitplanung führt uns zu unnötigen Wartezeiten (Waiting). Daher immer den Tisch decken, während die Kartoffeln kochen.
  • Die Kartoffeln werden mit Petersilie garniert, obwohl die versammelten Esser das gar nicht schätzen. Wir liefern also mehr Qualität (Over-Processing), als eigentlich notwendig ist.
  • Gleichzeitig bleibt immer etwas übrig. Unser Lager (Kühlschrank) an produzierten Waren quillt über (Over-Production).
  • Und zu guter Letzt sind auch noch einige Kartoffeln so schlecht, dass man sie nicht verzehren kann. Es entstand Ausschuss (Defects).

Das vergessene T

Wenn wir im Beispiel der Küche bleiben, dann kann ein guter Koch aus mittelmäßigen Zutaten immer noch ein gutes Essen zaubern. Dazu ist Erfahrung, eine Ausbildung und Talent notwendig.

Und damit habe ich Sie auf das vergessene T gebracht. Es steht für Talent. In einem gut funktionierenden Unternehmen hebt man das Potenzial der Mitarbeiter, fördert das Talent und gewinnt.

Oder man stellt Mitarbeiter für eine Funktion ein, die sie bereits in der Vergangenheit gemacht haben. Keine Spur von geistigem Wachstum, keine Spur von Enthusiasmus, Verbundenheit und dem Willen zu großartiger Leistung.

Talentverschwendung – das zweite T

Lean Management, Lean Production, Lean Thinking, TPM zielt darauf, Verschwendung zu beseitigen. Über Talentverschwendung diskutiere ich mit Top-Managern seit 2008 und gemeinsam erarbeiten wir Lösungen, um die Bindung der Mitarbeiter zum Unternehmen zu fördern.

"Kick-Off Meeting Verbesserung Kundenbindung"

Ein unzufriedener Mitarbeiter wird jedoch nicht zu einem zufriedenem Mitarbeiter, wenn man die Vergütung nach oben anpasst. Da sind andere Werkzeuge gefragt.

Also arbeiten wir doch besser daran, das Talent und das Potenzial der Mitarbeiter zu fördern, sie gut zu behandeln und mit ihnen ein Team zu bilden. Und wenn Sie es mir nicht glauben, schauen Sie bei Focus vorbei. Oder gleich bei Gallup und dem Engagement Index 2009.

Workshop – Wachstum trotz kritischer Situationen

Modul 1 – Selbstmanagement in der Krise

  • Handlungsfähig in unsicheren Situationen sein
  • Eigene Einstellungen steuern
  • Innere Kräfte mobilisieren
  • Mut zu unkonventionellen Lösungen

Modul 2 – Strategie

  • Visionen, Werte und Ziele nach Franklin
  • Kurzfristige Aktionen an langfristigen Zielen messen
  • Controlling in kurzen Intervallen einbinden
  • Kernfunktionen stabilisieren
  • Abweichungen sicher einplanen

Modul 3 – Führung

  • Potenzialanalyse als Ausgangspunkt bei Veränderungen
  • Veränderungsfähig sein
  • Verständlich entscheiden
  • Auf Kritik achten und den Flurfunk steuern (!)

Modul 4 – Kommunikation

  • Kernbotschaften positionieren
  • Die Methodik des Beispielgebers
  • Meinungen abholen
  • Kritische Einzelgespräche annehmen

Hier geht es vertrauliche Themen. Um schnell – das heißt am nächsten Wochenende –  die individuellen Ursachen zu kurieren, kann dieser Workshop nur firmenintern erfolgreich sein.

Profil oder nicht – Identifizierung braucht Profil

Das ist ja spannend. In allen meinen Vorträgen beginne ich mit der Frage, wofür die Organisation steht. Die Rahmenbedingungen stelle ich vor: Man ist im Fahrstuhl in Berlin mit dem zuständigen Minister oder mit einem potentiellen Spender oder … Aber um Interesse zu wecken, hat man nur eine Streichholzlänge Zeit. Dann ist der Fahrstuhl angekommen. Brandsalbe lege ich gleich mit auf den Tisch.

Was glauben Sie? Wer verbrennt sich regelmäßig am Streichholz die Finger? Rechtsanwälte, Geschäftsführer, Manager, Pfarrer, Pastoren, Verantwortliche von Non-Profit-Organisationen? Weiterlesen