Mehr Produktivität und weniger Verschwendung mit schnell anwendbaren Tipps


Wir alle wollen so viel wie möglich in unserem Tag erledigen. Die meisten Leute, die ich kenne, haben eine To-Do-Liste von der Länge der Tour de France. Im Ergebnis wird hin und her geschoben. Neues kommt irgendwie immer dazu. Und der Chefauftrag oben drauf. Der Kunde entscheidet sich ebenfalls immer um. Spezifikationen sind nicht immer zu 100 % klar. Oder Unterlagen von vorgelagerten Stellen werden erst zu spät oder unvollständig weiter gegeben. Dazu kommt eine Planung, die von unbegrenzten Ressourcen – also ein Tag mit 29+ Stunden ohne Störungen – ausgeht.

Irgendwann ertrinkt man im See der Aufgaben. Hilfe naht, Schwuppdiwupp, mal ein Selbsthilfe-Buch zur Rate gezogen. Jetzt werden die Aufgaben priorisiert nach der ABCP-Systematik. Aber trotzdem geht nichts besser. Ich habe hier zwei Quickies, die garantiert funktionieren. Weiterlesen

Kundenzufriedenheit, Social Media, Marktführerschaft und Verschwendung

Im letzten Artikel schrieb ich über Fehler. Lassen Sie uns heute mal darüber nachdenken, was passiert, wenn Kundenerwartungen nicht getroffen werden?

Meine Frau hatte kürzlich Probleme mit E-Plus. Zusagen wurden nicht eingehalten. Dumm nur, dass meine liebe Frau eine der besten Kennerinnen von den Abläufen in Call Centern ist. Sie hat bekommen, was Sie wollte. Geärgert hat es sie und notwendig von E-Plus war das nicht. Früher hätte man über die Service-Enttäuschung mit seinen Freunden geredet. Heute könnte sie ihren Ärger in ihrem Blog, ihrer Business-Page bei Facebook und in der Social Media-Unterhaltung kommunizieren. Der Schaden in Form von negativer (belegbarer) Mundpropaganda läge wahrscheinlich bei 400 Lesern. Verteilen die Nachricht weitere Kontakte, ist die Reichweite wesentlich höher.

400 Kontakte – who cares? Schulter zucken als übliche Reaktion in der Chef-Etage? Aber Vorsicht, wie die Schweizer sagen. Protest kann man schwer stoppen und noch schwerer lenken.

Bei United Airlines ging die Gitarre des kanadischen Musikers Dave Carroll zu Bruch. Bei der Regulierung des Schadens gab es Probleme. Dave Carroll schrieb einen Song darüber und stellte ihn bei YouTube ein. CNN und CBS berichteten. Die Katastrophe nahm ihren Lauf und 11,6 Millionen mal wurde der Song bei YouTube angeklickt. Details zum Fall findet man bei der englischen Ausgabe von Wikipedia.

Es geht also nicht nur darum, gut zu telefonieren oder absturzfrei zu fliegen. Haben Sie gesamte Wertschöpfungskette im Visier!? Alles muss aus der Sicht des Kunden betrachtet werden. Der externen Kunden und auch der internen.

Die Marktführerschaft aufzubauen ist mühsam. Sie zu erhalten ebenfalls. Sie durch Fehler oder schlechte Anweisungen in der Servicekette zu verspielen, fahrlässig. Es ist die Verschwendung einmaliger Chancen. TIMWOOD grinst uns entgegen.

Der Kunde sollte bei der Betrachtung der Prozesse im Vordergrund stehen. Der Kunde macht Sie zum Marktführer. Aber er kann auch die Marktführerschaft entziehen.

Sichere und robuste Prozesse wünscht Ihnen

Ihr

John Persch

PS: United nimmt das Video jetzt zur Schulung der Mitarbeiter. Wie Kunden reagieren sollten, wird bei livehacker beschrieben.

LEAN Management – Etwas Verbesserung oder die Nummer 1 werden?

Ich habe gestern mit einem Lean Projektleiter einer deutschen Großbank telefoniert. Man versteht die dortige Lean Initiative als „Lean Frühjahrsputz in der Bank“. Auf die Frage, was das große Ziel sei, nannte er die Reduzierung der Überstunden. Durchschnittlich bis zu 20 % der Zeit soll eingespart werden, Mitarbeiter werden nicht gekündigt. Vor allem AT-Angestellte profitieren, da Überstunden weder ausgezahlt noch angesammelt werden.

Ein lobenswertes Ziel? Hier kümmert sich jemand um die Mitarbeiter. Gerade, wo in diesem Bereich ein Krieg um die Talente tobt. Oft sehe ich, dass Mitarbeiter durch Überlastung (Muri) „sauer gekocht“ werden und die Motivation früher oder später von „begeistert zu ist mir egal zu gehe wo anders hin“ sinkt. Ja, ein gutes Ziel.

Zufrieden bin ich aber trotzdem nicht. Wenn ich über 5S rede, kommt in meiner Einleitung immer, dass es nicht um „Schöner Wohnen“ geht. Was hat der Kunde davon? Zufriedene Mitarbeiter führen zu zufriedenen Kunden führen zu mehr Gewinn? Reicht das als Strategie?

Genauso auch bei Lean. Lean ist eine Wachstumsstrategie. Bei Lean geht es ist nicht nur um die Reduzierung. Nein, die vollständige Vermeidung von Verschwendung vor der Entstehung gehört ebenfalls dazu. Lean ist eine Führungsaufgabe. Lean schaut in die Zukunft und legt den Fokus auf Wertschöpfung und Wachstum.

Kürzlich sprach ich mit einem CEO, 850 MA, Nummer drei in seinem Marktsegment. „Und“, fragte ich, „wo geht die Reise hin?“ Zur Antwort hörte ich Steigerung des Betriebsergebnisses, besser werden usw. Warum nicht die große Vision? Wo ist sie? Ich vermisse das weitsichtige, visionäre Denken.

Nummer 3 im Markt ist eine gute Ausgangsbasis. Peter Drucker, Elder Statesman of Management, formulierte den Unternehmenszweck so: „Der einzige Grund für ein Unternehmen ist, Kunden zu produzieren.“ Ja, neue Kunden und Kunden, die dauerhaft und immer wieder kaufen. Eine wachsende Kundenbasis, füge ich hinzu. Und damit die Nummer Eins werden?!

Nummer 1 werden ist eine Win-Position. Wenn man es richtig anstellt, sogar eine Win-Win-Situation, wie sie Stephen Covey in the „7 Habits of Highly Effective People“ definiert. Mit den Mitarbeitern, den Interessengruppen, mit den Zulieferern und mit den Kunden zusammen diese Win-Win-Situation erreichen!

Ein Durchbruchsziel bei Lean Initiativen ist die Reduzierung von Durchlaufzeiten. Gern wird auch die Erhöhung des Durchsatzes bei vorhandenen Kapazitäten gefeiert. Aber das richtige visionäre weitsichtige Ziel sehe ich oft nicht. Kurzfristige Jahres-Ziele sind eher die Regel. Oft weiß man gar nicht, welche Ziele der Manager der anderen Abteilung hat.

Aber warum wollen Sie nicht mehr? Die Nummer 1 im Markt werden. Mit dem Mindset „Lean ist eine Wachstums-Strategie“ und dem Toolset „Lean vermeidet Verschwendung – bevor sie entstanden ist – und Lean reduziert schon existierende Verschwendung.“

Von Toyota wissen wir, dass sie mit Lean besser geworden sind. In 2010 waren sie Nummer 1 (Quelle: OICA). Und in den Neunzigern las ich von der Vision: „Beat Benz“. Klarer kann man die Marschrichtung nicht formulieren. Sie kennen meine Definition von TIMWOOD und das dritte O – The missed Opportunity? Fall nein, lesen sie hier. Toyota verpasst die Gelegenheit nicht, sondern hat ein klares Ziel vor Augen.

Wenn Sie nur etwas besser werden wollen, reden Sie bitte nicht mir. Sie verpassen gigantische Chancen, die Ihnen Lean bietet. The missed Opportunity – die verpasste Gelegenheit als weitere Form der Verschwendung.

Wenn Sie richtig gut und die Nummer 1 werden wollen, dann bin ich Ihr Mann. Weitsichtig, umsetzungsstark, bei Problemen den Ursachen auf den Grund gehend und schnell in der Umsetzung mit den Mitarbeitern und dem Management. Und dabei immer menschlich und voller Empathie.

Wo wollen Sie hin? Kennen Sie Ihr Ziel? Ich kenne meines.

Ihr

John Persch

Buchempfehlung: Stephen Covey, ‚The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change‘

Erfolgreiche Lean Transformation und Ehe – Verletzungen gefährden den Erfolg!

Management Summary: Ständige Verletzungen gefährden die Ehe. Gilt das auch für den Erfolg von Lean Initiativen?

Jede dritte Ehe scheitert, weiß der Volksmund. Ich habe lange Zeit in einem Projekt mit Familienrichtern, Fachanwälten für Familienrecht und Psychologen zusammen gearbeitet. Ein Lernergebnis ist, dass Ehen infolge einer Häufung kleinerer Verletzungen scheitern. Ein Familienrichter erklärte mir das so: „Du hast schon wieder die Zahnpasta-Tube nicht zu gemacht!“ Hier schwingt unterschwellig eine Verletzung mit. Ich mag es ordentlich, wird gesagt. Gemeint wird, dass der Ehepartner den anderen (schon wieder) nicht geachtet hat. Der Wunsch nach einer nicht eingetrockneten Zahnpasta startet einen Prozess. Es kommt zur Eskalation. Wie du mir, so ich Dir.

Jetzt las ich, dass 80 % aller Lean-Initiativen scheitern. Hängt das auch mit der Zahnpasta zusammen? Nicht unbedingt, aber auch hier können Verletzungen entscheidend sein.

Um Kosten zu senken, verlängerte ein Mandant die Wochenarbeitszeit von 38 auf 40 Stunden. Die Produktivität der Mitarbeiter blieb jedoch gleich. Das könnte jetzt darauf deuten, dass sich Arbeit analog zu Parkinsons Law im verfügbaren Zeitraum ausdehnt. Das war auch so, aber die Ursache war dann doch spannend. Die Mitarbeiter konnten ihre Produktivität nicht erhöhen, weil der Geschäftsführer je nach Wetter aus dem privaten Fuhrpark einem Cabrio, einem 911 und einem großen BMW auswählte.

Mehrarbeit unter dem Gesichtspunkt der Kostensenkung war undenkbar, solange der Geschäftsführer nicht sein Verhalten änderte. Da ging eine mentale Schranke zu.

Womit wir wieder bei den Verletzungen sind. Die Mitarbeiter sahen gar nicht ein, irgendetwas in Richtung von Kostensenkung oder Produktivitätssteigerung zu unternehmen. Es hätte ihnen keinen Vorteil gebracht, stattdessen sahen sie das (vermeintliche) Ergebnis ihrer Bemühungen auf dem Firmenparkplatz.

Besser machen fängt mit zuhören an

Da gibt es bei jeder Kommunikation eine Ich-Botschaft. Die Botschaft bei der Zahnpasta ist ganz einfach. Ordentlichkeit, nicht suchen müssen, sich nicht ärgern, geachtet werden. Vor allem, geachtet werden! Dieses Gefühl der Missachtung ließ auch die Kostensenkungsphantasie bzw. Produktionssteigerung des realen Geschäftsführers in Luft auflösen. Dass er selbst 60+ Stunden gearbeitet hatte, war dann für die Stimmung nicht mehr entscheidend.

Kostensenkung ist kein Motiv für eine Veränderung. Der Produktivitätsgewinn tendierte gegen Null und die ganze Maßnahme schadete nur der allgemeinen Motivation. Chancen verpasst, für eine bessere Zukunft und ein besseres Unternehmensklima zu sorgen. Unter Verschwendungsgesichtspunkten nach meiner Definition „another missed opportunity“.

Besser: Einen Hoshin Kanri Prozess starten, ein Bild von der Zukunft entwerfen, Durchbruchziele formulieren und die Mitarbeiter / Kunden über die Voice of Process / Customer einbinden.

Alternativ hätte man auch die Prozesse durchleuchten und die administrative Wertschöpfung erhöhen können. Hier lag der wahre Hebel.

Wenige Verletzungen und gute Umsetzungserfolge wünscht Ihnen

Ihr

John Persch

LEAN Information

Zu viele Informationen?

Management Summary: Informationsüberfluss ist eine der sieben Bürosünden. Ist die Lösung im dritten LEAN-Grundsatz „Erzeuge Fluss, wende das Zieh-Prinzip an“ enthalten?

Früher war alles besser, hört man oft. In meiner frühen Kindheit in Hessen gab es drei Fernsehsender, Zeitung, Telefon und das schwarze Brett. Briefkopien wurden mit Durchschlagpapier erstellt. Die Schreibmaschine ratterte und wenn ich meinen Kindern von einem Fernschreiber erzähle, würden sie mich nicht verstehen.

Und heute: Da gibt es Mails mit Verteilern, cc, bcc, firmeninterne Twitter und Blogs, Outlook mit Terminzusagen, die hin und her schwirren, trotzdem (oder gerade deswegen?) sehe ich weiterhin Papierkalender, Verknüpfungen mit SmartPhones, nebenher Kommunikation auf dem Flur oder über Facebook, vielleicht sogar XING oder LinkedIN, das gute alte schwarze Brett, shared Documents mit Google, Telefon, Meetings, Team-Meetings, Klatsch und Tratsch, SMS, Kennzahl-Wände, Firmen-TV, Presseveröffentlichungen, …. Dazu kommen undurchsichtige Ordnerstrukturen auf dem Server, die zu doppelten Ablagen und unterschiedlichen Revisionsständen führen.

Eine eher unvollständige Aufzählung.

Eine Mail kommt. Pling. Öffnen der Mail. Aha, Müller schreibt. Will was. Ich schau mir das mal kurz an. Nee, so geht das nicht. Claudia (sitzt gegenüber oder woanders), Claudia, du der Müller, schau Dir das mal an. Nee, das ist doch nicht zu glauben. Gut, also ich soll das jetzt beantworten. Dann ruf ich doch mal den Dieter an. Der hat die Mail auch bekommen und frage ihn, was er wohl antwortet. Ich schreib das dann später. Nee, nee, nee, dieser Müller.

Kennen Sie das? Oder auch nur so ähnlich? Ich habe letzte Woche eine Mail gesehen, die an 28 Empfänger ging. Wenn nur 20 davon zweimal antworten, wie viele E-Mails sind dann zu lesen? Und die Zeit?

Verschwendung minimieren

LEAN hat die Ursprünge in der Produktion und Verschwendung wird nach dem Akronym TIMWOOD klassifiziert. Informationsüberfluss gilt als eine der sieben Bürosünden, der entsprechenden Übertragung in die Administration

Der dritte Lean-Grundsatz heißt „Erzeuge Fluss, wende das Zieh-Prinzip an“. Über die zentrale Ablage von Informationen, z. B. über SharePoint, Shared Documents oder mit TheBrain, wandelt sich die Kultur des Outlook-Push zum selbständigen Pull / Abruf von Informationen.

Der pro-aktiv arbeitende Mitarbeiter erzeugt Fluss in seiner Arbeit. Mit vollständig vorliegenden Informationen kann er sofort unterbrechungs- und störungsfrei arbeiten. Dieses unterbrechungsfreie Arbeiten mit vollständigen Informationen ermöglicht dann, schädliches Multitasking zu vermeiden.

Wird die Lösung gut umgesetzt, kann jeder Mitarbeiter auf die aktuelle Revision zugreifen. Historien sind leicht erkennbar. Suchzeiten, eine weitere Bürosünde, müssten damit ebenfalls der Vergangenheit angehören.

Machen Sie sich nicht zum Diener von Outlook, beherrschen Sie die Informationsflut!

Das wünscht Ihnen

Ihr

John Persch

PS: Ich setze ein ähnliches System seit 1995 ein. Die Suchzeiten für ein Dokument (PDF, Word, Mail, usw.) oder eine Notiz liegen unter einer Sekunde.

Kaizen – Kontinuierliche Verbesserung

Kontinuierliche Verbesserung, KVP, Kaizen, PDCA. Wir rollen mühsam das bekannte PDCA-Rad den Berg der Verbesserung herauf. Damit die erreichten Verbesserungen nicht wieder aufgegeben werden, legt man einen Keil mit dem Namen Standard unter. Dieses Bild hat sich in den Köpfen verfestigt und es ist in Deutschland und in den USA bekannt. Alle sind zufrieden. War es das mit den Verbesserungen?

Jetzt habe ich einen Foliensatz von Mike Rother und Jeff Uitenbroek mit dem Titel „Let’s retire the PDCA Wedge“ auf Slideshare gefunden. Schickt den Keil in Rente! Der Einfachheit halber, damit Sie nicht suchen müssen, sind die Folien hier eingebunden.

Wer hat diesen Keil an dieser Stelle erfunden? Wahrscheinlich waren es die Schweizer. Oder die Deutschen. Alles ist schön ordentlich. Und wenn sich jemand nicht an die Regeln hält, schreit der deutsche Michel sofort nach Sanktionen und Disziplinierung! Typisch deutsch eben.

Sollte sich jemand nicht an den Standard halten und wird er dafür nicht diszipliniert, weiß das sofort das ganze Unternehmen. „Bei uns werden die Regeln nicht gelebt“, ist die klassische Antwort und Folge aus den Unternehmen. Das haben Sie wahrscheinlich auch schon so gehört.

Verschwendung nach der TIMWOOD-Definition macht sich Unternehmen breit durch

  • Nacharbeit,
  • fehlende Informationen bei der Übergabe – und womöglich auch noch in letzter Sekunde mit
  • vermeidbaren Wartezeiten und
  • alles wird erst fertig, wenn der Liefertermin schon lange gerissen ist.

Mike Rother führt aus, dass ein Prozess nicht still steht, nur weil jemand einen Standard formuliert hat. Es wird immer zu Veränderungen kommen. Entweder wird der Prozess schrittweise wieder schlechter oder man versucht ständig, ihn weiter zu verbessern.

Bis hierhin haben wir es geschafft und jetzt reicht es? Dann haben wir der „Gut genug“-Mentalität die Tür geöffnet und dürfen zusehen, wie die Mitbewerber uns überholen.

Mike Rother bringt den Keil auf die richtige Seite. Der Standard kann eine Null-Fehler-Strategie sein. Oder man will auf den Feldern Qualität, Kosten und Lieferservice den Wettbewerb schlagen. Der Standard ist der Sollzustand, den wir erreichen wollen. Und wir wollen uns immer weiter verbessern!

Diesen Wunsch, alles immer besser werden zu lassen und Ihren Wettbewerb in phantastischer Qualität und atemberaubender Geschwindigkeit zu schlagen

wünscht Ihnen

Ihr

John Persch

Warum eigentlich ständig Prozesse verbessern?

Mit Tools aus dem Lean & Six Sigma Baukasten verbessern wir täglich die Art und Weise, wie ein Unternehmen Wertschöpfung für den Kunden erzielt. Wertschöpfung ist das, wofür ein Kunde bereit ist, Geld zu bezahlen. Für innerbetriebliche Verschwendung ist niemand bereit, Geld zu bezahlen. Mehr dazu finden Sie in meinen Blog-Beiträgen über TIMWOOD / Verschwendung.

Aber warum sind nun exzellente Prozesse so wichtig? Das Schlagwort „Globalisierung der Märkte“ kennen Sie. Die Folge daraus ist eine Internationalisierung der Konkurrenzverhältnisse. Gut genug ist nicht mehr gut genug.

Prozessanalyse, die daraus gezogenen Schlüsse und die jetzt begonnene Verbesserung gestalten die eigene Zukunft. Statt nur darauf zu warten, von der Konkurrenz unnötig abgehängt zu werden. PDCA ist das Stichwort. W. Edwards Deming ein berühmter Vater.

Exzellente Prozesse sind besonders wichtig, weil heute jeder jeden kennt. Im B2C-Markt sprach man früher davon, dass eine negative Erfahrung 16 mal geteilt wird. Mit Facebook, Twitter & Co. wird die negative Erfahrung sofort weltweit verfügbar. Sie wird von Menschen mit gleichen Erfahrungen geteilt, zitiert und weiter verteilt.

Hören wir dem Kunden zu, erkennen seine Bedürfnisse (Voice of Customer ermitteln!) und machen ihn zufrieden. Mit fehlerfreien schnellen Prozessen. Mit kurzen Durchlaufzeiten ohne Verschwendung und Nacharbeit. Mit klaren Spezifikationen vom Vertrieb an den Betrieb ohne unnötige Rückfragen.

Exzellente Prozesse wünscht Ihnen

Ihr

John Persch

PS: Und zum Motivieren, wenn eine Veränderungsinitiative mal hängt, ein sehenswerter Beitrag:

Lean, Verschwendung und Multitasking

Aus Lean Sicht ist es notwendig, die Bestände zu senken. Ist Multitasking eine notwendige Voraussetzung, damit LEAN in der Administration zum Erfolg wird?

Mehrere Aufgaben auf einmal zu bearbeiten ist Realität in deutschen Unternehmen. Das kennen wir aus dem Arbeitsalltag: Man springt zwischen Aufgaben hin und her. Schnell noch eine Mail beantworten, auf einen Anruf hin eine Aktion starten und dann wieder zurück zu dem, was man Tagesgeschäft nennt. Wieder einarbeiten, durchstarten und sich voll und ganz konzentrieren. Blöd nur, dass der Vorgesetzte jetzt auch noch mit einer Sonderaufgabe kommt.

Gut, dass wir die Fähigkeit zum Multitasking haben. Ich bewundere ja immer meine Frau, die beim Telefonieren ein tolles Essen zaubert und gleichzeitig verhindert, dass die Kinder die Dose mit den getrockneten Chili-Schoten aufmachen. Das habe ich immer auf die erlernten Fähigkeiten der Urmenschen, in diesem Fall der Frauen, zurückgeführt. Nach dem Feuer sehen, die Kinder hüten und die Alten betreuen und gleichzeitig schauen, ob ein Säbelzahntiger Lust auf Leckerli hat. Männer mussten es nie können, weil sie ein Mammut erlegen wollten. Ein Ziel und mit Hurra geht es los. Einfach war die Welt.

Und jetzt, parallel an verschiedenen Projekten arbeiten und die dauernden Störungen. Wie sieht es mit der Produktivität aus? Wenn ich meiner Frau mit der Stopp-Uhr käme und einen Vergleich zwischen gestört und ungestörtem Arbeiten bzw. mit oder ohne Multitasking käme, ist mir ein Verweis aus der Küche oder lebenslanges Kartoffelschälen sicher. Aber das Ergebnis können Sie sich vorstellen.

Wenn das, wie hier am Beispiel der heimischen Küche und den Frauen geschildert, schon nicht funktioniert, wie soll es dann bei Männern und im Betrieb funktionieren?

Geht nicht, sagt die Logik. Machen wir aber trotzdem, schreit die Erfahrung. Für alle die, die trotzdem auf Multitasking schwören, gibt es hier ein Video von der Stanford University zum Thema Multitasking. Schon überraschend, was Professor Clifford Nass und der Forscher Eyal Ophir da über Multitasking im Kleinen berichten.

Mit der Lean-Brille betrachtet kann Multitasking im Büro nur schädlich sein. Man nimmt ein Dokument in die Hand, arbeitet daran und legt es weg, weil noch Informationen fehlen. Die werden angefordert und man wartet. Eigentlich nicht, man nimmt sich den nächsten Vorgang und beginnt. Schon wieder fehlt eine Information, man fordert sie an und wartet. Die Durchlaufzeit steigt und steigt. Klar gibt es auch die Vorgänge, die ohne Rückfragen bearbeitet werden können. Aber je komplexer die Aufgabe, desto häufiger die Unterbrechungen, Störungen, fehlende oder falsche Informationen.

Aber es merkt leider niemand, weil alle ja beschäftigt sind. Die Arbeitszeit könnte viel geringer ausfallen, wenn man sofort und zügig den Vorgang störungsfrei beenden kann. Stattdessen fängt man mit etwas anderem an, was man schon anfangen kann. Die Verzettelung nimmt ihren Anfang. Die Bestände an unfertigen Aufgaben wachsen. Wenn aber schon bei kleinen Dingen die Aufmerksamkeit nachlässt und man Details übersieht bzw. kleine Fehler macht, wie sieht das dann in der Projektarbeit aus?

Richtig. Projekte enthalten Fehler und sie kommen zu spät in der Montage, beim FAT-Test oder beim Kunden an. Wenn Sie jetzt Multitasking verbieten würden, wären Sie auf dem richtigen Weg. Dem Weg ins Tal der Tränen, weil jetzt plötzlich Menschen nichts mehr zu tun haben und warten. Aber das zeigt uns doch nur, dass die Eingangsvoraussetzungen für eine zügige Projektarbeit nicht gegeben sind. Wenn man also diese Startvoraussetzungen klar definiert und sie einhält, eliminiert man eine ganze Menge Verschwendung. Aus der Produktion kennen Sie das Akronym TIMWOOD, das die Verschwendungen aufzählt. W steht für Waiting (Wartezeiten), die raus müssen. D für Defects. Und lückenbehafte Informationen und damit schlechte Startvoraussetzungen kann man als Defekt bezeichnen. Nacharbeit ist die Folge.

Prof. Nass erklärt in diesem zweiten Video, dass das unser Gehirn nicht auf Multitasking ausgelegt ist. Auch wenn man Multitasking üben würde, käme man zu sinkender Performance. Aber bevor Sie dem Link folgen, fragen Sie sich: Wie müsste Ihr Tagesgeschäft organisiert sein, damit Sie die Vorgänge im Fluss bearbeiten können?

Alles Gute auf dem Weg dahin wünscht Ihnen

Ihr

John Persch

LEAN – Strategie gegen die Angst vor der Rezession?

Das macht sich wirklich gut. Verängstigt blickende Händler an den Wertpapierbörsen, die Bild-Zeitung titelt vom „Schwarzen Montag“, „Märkte in Aufruhr“ titelt die FTD und laut FAZ spielen die Börsen verrückt. Dahinter steckt die Angst um die globale Konjunktur. Der August 2011 wird wohl in die Geschichte eingehen. Im Oktober 2011 wird das Herbstgutachten veröffentlicht. Schrumpufung im vierten Quartal 2011 und in 2012 ein Wachstum von 0,8%. Es kann aber auch anders kommen.

Ich fürchte mich mehr vor der Schockstarre. Wenn Menschen das Denken einstellen, weil irgendetwas Gefährliches, etwas Unbekanntes, kommt. So wie das Kaninchen vor der Schlange sitzt und aus Angst vor dem Gefressen werden gefressen wird. Konkret treibt mich die Sorge um, das die deutschen Unternehmen vor lauter Angst nicht weiter an ihren Prozessen feilen und Wettbewerber abzuhängen versuchen.

Ich reduziere gerade bei einem Klienten ganz massiv die Durchlaufzeit. Wir machen die Prozesse sichtbar und Verschwendung transparent. Ganz klassisch, wie man es mit den Werkzeugen von LEAN SIX SIGMA macht. Hier ist man von der guten Konjunktur getrieben. Wir stellen den gesamten Ablauf in Frage und strukturieren das Unternehmen neu. Wir streben gemeinsam eine Null-Fehler-Strategie in den administrativen Prozessen an.

Aber wäre das auch passiert, wenn die Konjunktur nicht läuft und die Nachfrage nach Investitionsgütern rückläufig ist? Ist LEAN also nur eine Schönwetter-Strategie?

Gerade das ist es nicht. Kosten, Qualität und Termintreue sind die entscheidenden Faktoren zu jeder Zeit. Egal, ob die Konjunktur brummt, zu kippen droht oder auf der Intensivstation von Dr. Ben Bernanke und Kollegen liegt. Lean ist auch eine Erfolgsgeschichte, wenn Unternehmen kurz vorm Untergehen sind. Auch dafür gibt es zahlreiche Beispiele.

Wenn alle nichts zu tun haben, ist es kein Problem, schneller zu sein. Wenn sich vor den Maschinen keine Aufträge türmen, kann der eine eben glatt durchgehen. Aber dann die Prozesse so verschwendungsarm gestaltet zu haben, dass die Qualität, die Geschwindigkeit und die Termintreue stimmen, lässt Unternehmen auf der Gewinnerstrasse bleiben.

Man muss auch als Anhänger von LEAN darüber nachdenken dürfen, ob effizient gestaltete Prozesse nicht auch personalarm durchgeführt werden dürfen. Verschwendung zu eliminieren und dem Kollegen TIMWOOD zu kündigen, ist Pflicht eines jeden Managers.

Wenn man sich vom „Das haben wir schon immer so gemacht“ löst und Tätigkeiten nach wertschöpfend und nicht wertschöpfend klassifiziert und die nicht wertschöpfenden eliminiert, was spricht dann gegen eine Streichung von Arbeitsplätzen?

Womack und Jones haben in ihrem Buch „Lean Thinking“ empfohlen, den verbliebenen Mitarbeitern eine Arbeitsplatzgarantie zu geben. Erst überzählige Leute kündigen, dann LEAN einführen.

Gerade jetzt, wo die Krise wirklich noch nicht richtig angekommen ist, sollten Sie mit dem Optimieren der Prozesse beginnen. Dann schlagen Sie gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe:

  • Sie können sich jetzt noch ein großes Stück vom Investitionskuchen abschneiden, weil das Unternehmen schnell schneller wird.
  • Sie beginnen in guten Zeiten, die Prozesse zu optimieren und in schlechteren Zeiten beschäftigen Sie Ihre Mitarbeiter laufend mit der Prozessoptimierung. Wenn es richtig gut läuft und die Mitarbeiter zu 120, 130 % ausgelastet sind, hat man den Kopf nicht wirklich frei. Aber in schlechteren Zeiten geht es um das Überleben, da denkt es sich anders.
  • Wenn die Zeiten weiterhin schlecht bleiben, wissen Sie, welche Prozesse nicht wertschöpfend waren und organisieren um. Sie wissen, welche Arbeitsschritte dauerhaft wegfallen und können die richtigen Mitarbeiter an Bord halten.
  • Wenn die Zeiten wieder besser werden, haben Sie die richtigen Mitarbeiter und saubere Prozesse. Dann können Sie mehr Aufträge mit weniger Mitarbeitern bewältigen. Die Profitabilität steigt, ggf. können Sie niedrigere Preise bei gleichen Margen und damit einen höheren Marktanteil erreichen.
  • Und das Beste ist: Viel weniger Stress bei allen Mitarbeitern.

Keine Sorgen, sondern den Mut zu Veränderungen wünscht Ihnen

Ihr

John Persch

Positive Überraschungen in der Ablauforganisation

Es ist dunkel, es regnet. Ich komme mit meinem Trolley aus dem Bahnhof und stapfe durch den Regen zu meinem Ziel. Von links kommt die Buslinie 120, wenige Sekunden vorher am Bahnhof abgefahren.

Also warte ich, vom Bus getroffen zu werden ist nicht lustig. Es regnet weiter. Und plötzlich stehe ich da wie vom Donner gerührt. Der Busfahrer hielt an und wollte mich mitnehmen. Abseits von der Haltestelle. Einfach so – und unvorstellbar.

Wahnsinn! Wie kann man eigentlich diese positiven Überraschungen in Ihre Arbeit einbauen, vielleicht sogar systematisieren?

Aus der Praxis für die Praxis

Ich habe für einen großen europäischen Versicherer die Kundenanfragen ausgewertet und das Antwortverhalten dagegen gestellt. Die Mitarbeiter haben die Fragen beantwortet, aber das Kundenbedürfnis hinter der Frage nicht mal ansatzweise berührt.

Im nächsten Schritt haben die Mitarbeiter die Motive der Fragenden beleuchtet und eine Lösung angeboten. Aus dieser Situation wurde der Vertrieb mit der Begleitung und Umsetzung der Lösung beauftragt.

Aus einer Anfrage heraus, die früher typischerweise in einem verlorenen Kunden mündete, wurde die Geschäftbeziehung verstärkt und führte in den überwiegenden Fällen zu neuen Abschlüssen.

Lean Management-Ansatz

Vereinfacht gesagt, wird ein Betriebsablauf mit dem Ist-Wertstrom dargestellt und der Soll-Wertstrom entwickelt. Wie läuft es heute und wie soll es zukünftig aussehen? Alle Schritte, in denen Verschwendung nach dem TIMWOOD Akronym enthalten sind, werden eliminiert.

Dieses Projekt war doppelt erfolgreich, weil wir den Soll-Wertstrom im ersten Schritt so konstruiert haben, dass ein Maximum an Kundennutzen – sprich, die optimale Lösung – am Ende des Prozesses stand.  Im zweiten Schritt wurden dann der Soll-Wertstrom so optimiert, dass keine Verschwendung mehr drin war.

Fazit:

Der Kunde stellte die gleiche Anfrage wie früher. Aber diesmal bekam er eine Lösung zu seinem hinter der Anfrage stehenden Problem. Die Gesellschaft konnte den Ablauf so optimieren, dass ein Mehr an Leistung nicht zu einem Mehr an Aufwand führte. Statt dessen führte das Mehr an Leistung zu einem Vertriebserfolg, der sich auch noch bei Multiplikatoren herumsprach.

Gute Ergebnisse beim Grübeln wünscht Ihnen

John Persch