Auf die Plätze, fertig?

Deutschland steht am 28.10.2020 vor einem Lock-down im Angesicht der COVID-Pandemie. Was haben wir aus der ersten Welle gelernt?

Da wir alle in der Post-COVID-Welt erfolgreich sein wollen, sollten, nein, müssen, beginnen wir jetzt mit der Arbeit an operativen Verbesserungen! Denn wenn man an erst die Startlinie geht, während Konkurrenten bereits in den Startblöcken stehen, werden Sie den Rückstand schwer aufholen.

Die Kunst ist es, an der richtigen Stelle die entscheidenden Maßnahmen einzuleiten. Eine Wertstrom-Aufnahme (Value Stream Mapping) hilft Ihnen dabei, schneller und flinker zu werden, das Gap bzw. Delta zu identifizieren und die Maßnahmen zu strukturieren. Sowohl jetzt als auch in der Post-COVID-Welt 2.0. Und es ist nebenbei zwingende Voraussetzung für die Welt 4.0 (Internet of Things, IOT, Digitalisierung, …)

Kanzleramtsminister Helge Braun verweist in diesem Zusammenhang im Spiegel vom 10.10.2020 (Seite 37 ff.) auf China und Südkorea, die über diszipliniertes Verhalten (im Umgang mit COVID) wirtschaftlich auf einem guten Weg sind. Nachdem wir die Hauptkonkurrenten identifiziert haben, lassen Sie uns starten.

Was ist eine Wertstrom-Aufnahme?

Wertströme (Value Stream Maps, VSM) zeigen den Material- und Informationsfluss von End-to-End-Prozessen, wie z. B.

• Order-to-Cash,
• Purchase-to-Pay,
• Forecast-to-Fulfill oder die
• Einführung neuer Produkte.

Indem sie die Übergaben innerhalb der Prozessschritte oder Schnittstellen, die Verzögerungen und die Mängel innerhalb und zwischen den Prozessen aufzeigen, zeigen sie die ansonsten unsichtbaren Abläufe Ihres Unternehmens. Die Aufnahme des Wertstroms ermöglichen es Ihnen, die Ursachen für Langsamkeit und Inflexibilität anzugehen. Ganz nebenbei ermöglicht eine Wertstrom-Aufnahme auch eine Detailansicht auf benötigte Ressourcen eines Prozesses.

Bei jedem meiner Mandate steht die Aufnahme des Wertstroms ganz oben auf der gemeinsam erarbeiteten Prioritätenliste. Und gerade jetzt, in der Schnittstellen oder Zulieferer ausfallen können, muss die Krise genutzt werden, um Schlüsselprozesse abzubilden.

Nichts ist gefährlicher, als sich auf nicht dokumentiertes Tribal Knowledge der Mitarbeiter oder alt-eingesessene Kunden-Lieferanten-Beziehungen zu verlassen. Fällt irgendjemand aus, kann es kritisch werden. Aus der eigenen Mandatspraxis warne ich Sie davor, Banken, Kreditversicherer und Leasing-Gesellschaften als Risikofaktoren zu ignorieren.

John Persch

Die Wertstrom-Diagramme zeigen zahlreiche Schritte mit langen Vorlaufzeiten, schlechtem Informationsfluss und hohen Fehlerquoten auf. Das können alles klare Verbesserungsmöglichkeiten sein, die bisher verborgen geblieben waren. Bei einer Wertstrom-Aufnahme ist es wichtig, gleich die Risiken mit aufzunehmen. Was nach Murphys Gesetz schiefgehen kann, geht bekanntlich auch schief.

Wichtig: Nicht jede Verbesserung führt zum Ziel. Nur wer an für den Durchsatz relevanten Prozessen arbeitet, verbessert die Performance des Gesamtsystems.

John Persch

Stellen Sie sich einen einfachen Prozess mit diesen Prozessschritten vor, den ich so in der Realität schon oft gefunden habe:

1. Kunde
2. Sales Team (Vertrieb), nimmt die Anforderungen des Kunden auf und übermittelt an die
3. Designer zur Erstellung eines Erstmusters (Pilot), das vom
4. Kunde die Freigabe erhalten muss.
5. Der Kauf der “Serienteile” beginnt
6. Die Produktion plant den Produktionsanlauf

Vorstellen kann man sich ein Hin- und Her. Bereits in Vor-COVID-Zeiten war dieser Prozess deutlich zu langsam und Kunden wandten sich schnelleren und damit flexibleren Mitbewerbern zu.

Die Wertstrom-Aufnahme mit Zeitmessung wies auf eine offensichtliche Ineffizienz des alten Prozesses hin: Zwischen Designern, dem Key-Account-Verkaufsteam und den Kunden musste die Inspiration und Vision des Designs passen. Im Wesentlichen war es ein Ping-Pong-Spiel mit vorhersehbaren Ergebnissen. Jede Unklarheit führte zu Rückfragen. Überall konnte und schlug natürlich auch der Fehlerteufel zu. Das verlängerte die Gesamtdurchlaufzeit und jede neu entwickelte Variante kostete Geld. Zu guter Letzt: Je mehr Varianten der Kunde am Schluss zur Auswahl hatte, desto langsamer war der Prozess aufgrund der Iterationen und desto schwieriger war die Entscheidung. Die Schuld schob der Vertrieb – das Sales Team – den Designern in die Schuhe, da sie nicht genügend (!) Erstmuster nach dem Wunsch des Kunden zur Verfügung stellen konnten. Sie können sich die Antwort der Designer vorstellen …

Als alle den aufgemalten Wertstrom gemeinsam betrachteten – sowohl buchstäblich als auch im übertragenen Sinne von derselben Seite des Tisches – waren die Probleme natürlich offensichtlich, ebenso wie die Lösungen.

Die Wertstrom-Aufnahme half dem Unternehmen, die verschiedenen Arten von Informationsflüssen, die für den Erfolg erforderlich sind, zu identifizieren – und zu trennen. Die Wartezeiten im Prozess wurden systematisch reduziert. Anscheinend notwendige Wartezeiten wie die Übermittlung der Proben wurden intelligent für einen vierstelligen Euro-Betrag digitalisiert.

Der direkte Draht – als einer der Lösungsansätze – vom Designer zum Kunden hat das Verständnis und die Wertschätzung der Kunden für die Marke erhöht, die Moral der Designer verbessert und die Bemühungen des Verkaufsteams produktiver gestaltet.

Durch eine komplett neue Aufstellung im Designer-Team wurde der limitierende Faktor “Designs pro Designer je Zeitraum” aufgebrochen. Ohne Investition in zusätzliche Mitarbeiter oder Material konnte die Designleistung um über 30% in der ersten Runde erweitert werden. Die vermiedenen Iterationen aufgrund von Missverständnissen kamen on-Top.

Das Zusammenspiel von Digitalisierung, Prozessoptimierung zwischen Kunden und Verkaufsteam, weitergehend über die Einkaufsabteilung und die Produktion brachte für den Mandant eine Reduzierung der Durchlaufzeit um knapp 80%.

Dieses Ergebnis – eine echte Erfolgsstory – unterbot die Anforderung der Kunden und der Glaube an die Leistungsfähigkeit des Unternehmens kam zurück.

Gute Einsichten in Ihre Prozesse
wünscht

John Persch