Wir alle wollen so viel wie möglich in unserem Tag erledigen. Die meisten Leute, die ich kenne, haben eine To-Do-Liste von der Länge der Tour de France. Im Ergebnis wird hin und her geschoben. Neues kommt irgendwie immer dazu. Und der Chefauftrag oben drauf. Der Kunde entscheidet sich ebenfalls immer um. Spezifikationen sind nicht immer zu 100 % klar. Oder Unterlagen von vorgelagerten Stellen werden erst zu spät oder unvollständig weiter gegeben. Dazu kommt eine Planung, die von unbegrenzten Ressourcen – also ein Tag mit 29+ Stunden ohne Störungen – ausgeht.
Irgendwann ertrinkt man im See der Aufgaben. Hilfe naht, Schwuppdiwupp, mal ein Selbsthilfe-Buch zur Rate gezogen. Jetzt werden die Aufgaben priorisiert nach der ABCP-Systematik. Aber trotzdem geht nichts besser. Ich habe hier zwei Quickies, die garantiert funktionieren.
Frust am Morgen: Ich war kürzlich in einem Unternehmen mit Großraumbüros als Berater unterwegs. Wer mich kennt, weiß, dass ich gern früh am Morgen schon die ersten Termine habe und viel “durchziehe”. Wir, mein Teilprojektleiter und ich, beginnen um 07:20 Uhr. Wir diskutieren, analysieren Projektpläne und das Projektmanagement-Handbuch etc.
Immer mehr Mitarbeiter treffen ein. Richtig freundliche und toll ausgebildete Leute, ich bin stolz mit ihnen zu arbeiten. Jeder begrüßt den anderen, ein herzliches Hallo für jeden. Irgendwann ist es 09:00 Uhr und ein Geburts- oder Jahrestag muss gefeiert werden. Alltag im Großraumbüro.
Meine Produktivität sinkt ob der vielen Störungen. Ja, ich gebe zu, Multitasking ist nicht mein Ding. Ich muss mich immer wieder in den Gedanken und die Diskussion zurück finden. Auch meinem Teilprojektleiter geht das so. Ich beobachte dieses Verhalten in allen Abteilungen und an mehreren Tagen. Die Leute verstehen sich augenscheinlich gut. Alles toll. Aus meiner Sicht hakt es trotzdem:
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Wir kommen langsam voran, weil uns dauernd jemand stört.
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Wir arbeiten immer wieder von vorn am gleichen Thema. Das ist ungefähr so, als wenn man immer die letzten vier Seiten eines Buches liest, um wieder “reinzukommen”. Oder wir müssen einen Gedanken mehrfach aufgreifen.
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Wir betreiben Multitasking. Peter hat noch einen Hinweis an Paul zu Projekt Alpha-1, doch der muss gerade die Angebotsanforderung für das zeitkritische Projekt Bravo-2 fertig bekommen. Vielleicht schreibt sich Paul die Nachricht auf. Vielleicht geht sie auch auf dem Tisch verloren …
Das Ergebnis sind Fehler und längere Durchlaufzeiten. Verschwendung von Zeit und Ressourcen.
Quicky-Tipp 1 mit Varianten
Wir haben uns einen Besprechungsraum genommen und uns abgeschottet. Diese Möglichkeit sollten Sie auch nutzen. Wenn Sie mit Hochdruck an einer kritischen Sache arbeiten, machen Sie einen Termin mit sich im Besprechungsraum. Nehmen Sie nur das mit, was Sie benötigen. Idealerweise auch kein Telefon und schauen Sie nicht auf die ankommenden Mails. Sie sollen nicht gestört werden. Ohne Unterbrechung an einer Sache arbeiten.
Führungskräfte machen so etwas auch. Sie vereinbaren Termine mit sich selbst, um zeitkritische Sachen fertig zu bekommen. Es ist nicht ungewöhnlich. Man ist dann halt mal für ein paar Stunden mal nicht erreichbar.
Eine Abteilung hat sich eingeschlossen. Nur der vierstellige Zugangscode öffnet die Tür! Ein menschlicher Anrufbeantworter hat die Probleme der anderen Abteilung aufgenommen und sofort gelöst. Alle kreativen Mitarbeiter wurden durch Besucher mit Problemen nicht gestört.
Ein Projekt beanspruchte 100 % der Fähigkeiten der Mitarbeiter. Sie sind in einen Projektcontainer auf dem Hof umgezogen.
Den zweiten Quickie-Tipp veröffentliche am 13.Mai. Hier geht es um den Umgang mit Emails.
Welche weiteren Möglichkeiten kennen Sie, um Störungen abzuwenden und die Produktivität zu erhöhen?
Auf einen Dialog freut sich
Ihr John Persch
